Author: Enrique Zorío

Las impresoras multifuncionales han sido de los productos con mayores cambios y avances en los últimos años. Con la introducción de tecnología láser, imprimen cualquier tipo de gráfico con alta calidad, usando el tóner en lugar de la tinta.

Hoy en día todavía no se conocen todas las capacidades que incorporan y que pueden hacer nuestro día a día más productivo desde un único equipo. Atrás quedaron los días en los que llenaban las oficinas de periféricos para fotocopiar, escanear e imprimir.

Funciones de escaneo avanzado (generando ficheros PDF seguros con firmas digitales, por ejemplo), eliminación de páginas en blanco y la suciedad de los documentos originales, impresión mediante claves de seguridad… También incorporan tecnología que permite imprimir a distancia desde cualquier lugar, integración con aplicaciones cloud, lectores de tarjetas de memoria, autenticidad biométrica, disco duro, conexión inalámbrica a través de Bluetooth y Wifi.… Un sinfín de tareas que pueden optimizar nuestro trabajo.

Además, están optimizados para consumir muy poca energía, ser totalmente ecológica al cumplir con la normativa Energy Star v2.0, entre otros sistemas que evalúan su impacto medioambiental.

Las empresas que requieren contar con equipos multifuncionales buscan fiabilidad y eficiencia. Son equipos que siempre están disponibles cuando son necesarios y permiten que los empleados trabajen de manera eficiente con ellos (siendo claves la movilidad y usabilidad), no generan riesgos de seguridad y respetan el medio ambiente. Además, como parte del proceso de transformación digital, las empresas necesitan que los equipos de impresión se integren con sus aplicaciones de negocio.

Desde Sercopi Levante te podemos asesorar en los equipos multifunción que necesita tu empresa. Mejora la experiencia en el lugar de trabajo con equipos multifuncionales Ricoh

Trabaja de manera más inteligente y transforma tu forma de trabajar en la empresa con las soluciones que te ofrece la Supercolaboración de Ricoh.

La Supercolaboración es una plataforma que habilita a la gente, lugares y activos, permitiéndoles trabajar al mismo ritmo, independientemente de las distancias y la complejidad.

La plataforma combina un potente hardware (pantallas digitales interactivas, sistemas de videoconferencia y proyectores) en un entorno abierto y seguro. Ofrece acceso sencillo y seguro desde una amplia gama de dispositivos de terceros a través de una nube dedicada en exclusiva a ello.

La Supercolaboración de Ricoh funciona como un servicio gestionado con único diseño, instalación y mantenimiento. Así puede adaptarse rápidamente a la demanda, lo que garantiza que tus sistemas de comunicación y colaboración ofrecen siempre valor.

Las reuniones a distancia serán mucho más sencillas y productivas. Dispone de potentes funciones como la toma de notas instantánea durante la reunión, así como asistentes inteligentes para que te faciliten toda la ayuda que necesites. Ayuda a los colaboradores a que obtengan más resultados a la vez que les das un mejor y más equilibrado entorno de trabajo. Integra tus operaciones internacionales y consigue tomas de decisiones más rápidas, eficientes y coordinadas

La solución de Ricoh coordina la reserva de salas de reuniones para optimizar más el espacio y tener menos problemas de programación, a la vez que ayuda a todos a trabajar de forma más eficiente.

Las funciones de control y gestión facilitan la obtención de información en tiempo real sobre cómo hacer uso de los espacios de trabajo. Ayuda a que tus empleados sean súper eficientes dotándoles de las herramientas inteligentes necesarias para eliminar las tareas repetitivas de las

Todo, con unos costes iniciales mínimos y con la capacidad de incrementar o reducir en todo momento la plataforma según la evolución de tus necesidades.

Consigue que tu organización sea más productiva, flexible y eficiente con las tecnologías de comunicación de Ricoh.

Si tu empresa realiza muchas copias iguales, es hora de plantearse el adquirir una duplicadora.

Las duplicadoras digitales están especializadas en la impresión repetitiva de grandes tiradas tanto en color como en blanco y negro en cualquier formato de papel.

Además de un bajo coste por copia, se consigue un sistema altamente fiable ya que la sencillez del sistema no permite atascos de papel a diferencia de los equipos de tóner, y en caso de que se produzca uno, lo detectan automáticamente y ordenan al sistema de alimentación para que realice otro intento de impresión.

¿Cómo funciona la duplicadora digital?
Al introducir un documento original en una copiadora digital esta lo digitaliza y genera una plancha de impresión llamada máster. Esta plantilla de impresión se pasa a altas velocidades por el tambor de tinta mientras el papel pasa por debajo. Este sistema permite unas velocidades de impresión de hasta 130 impresiones por minuto con un coste por copia extremadamente bajo si se realizan grandes tiradas de impresión.

La duplicación digital utiliza mucha menos electricidad que otros tipos de impresora ya que no requiere calentamiento y dispone de la función de apagado automático.

Ofrecen una impresión en alta calidad con costes muy reducidos.

Son equipos especialmente utilices para oficinas, centros de impresión, así como entornos educativos que realicen impresiones de larga tirada y duplicaciones en abundancia.

Características y Ventajas

Velocidad de impresión, 130 páginas por minuto
Capacidad de impresión de alto volumen.
Cambie de Color en Segundos: A diferencia de los equipos offset que pueden tardar de 45 minutos a una hora en cambiar la tinta de color, permiten cambiar de color en tan solo unos segundos.
Ecológica: La tecnología de impresión, basada originalmente en la mimeografía, es muy respetuosa con el medio ambiente. Maneja todos los tipos de papel, desde ligero a grueso. Puede manejar papel reciclado. Cumplen los requisitos del programa internacional Energy Star y las normas del sistema Electronic Product.
Controlador de PC: las duplicadoras se convierten en impresoras de alta velocidad.
Sistemas de tinta personalizados.
Tiempo de respuesta reducido.
Bajos costes de impresión: coste de impresión muy bajos, sobre todo en largas tiradas donde el coste por copia se reducirá notoriamente produciendo un mayor beneficio.
Fiabilidad en la impresión: Los materiales de alta calidad con los que están fabricadas nos ofrecen una buena fiabilidad en nuestro trabajo.

Las duplicadoras digitales de Ricoh ofrecen varias funciones y características para ofrecerle algo más que una impresión decente, incluida la conectividad y el color. Para conocer la disponibilidad de modelos, opciones y software, contacte o visítenos en Sercopi Levante, distribuidor Ricoh en Valencia y Castellón

Desde Sercopi Levante queremos ayudar a tu negocio con las mejores soluciones de gestión documental. Es por ello que recomendamos Contract Management de Ricoh. Simplifica y agiliza las búsquedas, así como la recuperación de documentos.

La solución de gestión de contratos de Ricoh, crea un archivo electrónico centralizado seguro y fácil de gestionar que proporciona acceso en tiempo real a documentación actualizada.

La centralización del almacenamiento de contratos le permite disfrutar de mayores niveles de control sobre esta documentación vital. Los contratos se encuentran y gestionan con toda facilidad, y la seguridad de los documentos aumenta.

Permite capturar documentos en archivos indexados y almacenarlos en carpetas seguras a las que pueden acceder los usuarios autorizados. Encontrar los contactos y los acuerdos de nivel de servicio resulta fácil y rápido, y ya no se corre el riesgo de perderlos o de archivarlos incorrectamente.

Ventajas de Contract Management

Acceso sencillo a información confidencial.
Los documentos impresos se convierten y se indexan con facilidad para poder buscarlos rápidamente
Seguridad
El acceso al sistema basado en roles permite gestionar con facilidad que usuarios pueden acceder a los documentos
El registro de usuarios y las pistas de auditoría mantienen un seguimiento de las visitas de los usuarios y facilitan el cumplimiento normativo
La realización de copias de seguridad regulares protege la continuidad del negocio e impide las pérdidas de información
Mayor eficiencia
El flujo de trabajo digital facilita la precisión y reduce la posibilidad de que los contratos se pierdan o se archiven incorrectamente
La funcionalidad de reconocimiento óptico de caracteres digitaliza el texto con rapidez y precisión
El almacenamiento electrónico centralizado proporciona un acceso eficiente a los documentos
Los servicios de registro de entrada y salida garantizan el control de las versiones de los documentos para que siempre disponga de acceso a la información más reciente

El pago por uso se ha convertido en una herramienta estratégica para todas aquellas empresas que quieran acelerar su transformación digital.

Conoce las ventajas del pago por uso en impresión:

No realizarás un desembolso inicial.
Gracias al pago por uso, podrás hacerte con las impresoras adecuadas para tu negocio y tu volumen de impresión pagando una cantidad fija de dinero al mes.

Personalización del equipamiento
Podemos adaptar el equipamiento a nuestras necesidades. Gracias al sistema del pago por uso en impresión, los clientes disponen del equipo que necesitan en función del trabajo que desarrollan y de sus propias necesidades.

Gestión integrada y análisis de datos
Gracias a soluciones como las del pago por copia, se puede gestionar de manera integrada todo el parque de impresoras de una empresa. Así se puede conocer de manera exacta el volumen y el trabajo que se desarrolla en cada área. Al mismo tiempo, se mejora el control que se tiene sobre el entorno de impresión.

Mantenimiento de equipos y Control de Gasto
Cuando compras un equipo multifunción, puedes enfrentarte a averías imprevistas y, si no cuentas con un servicio técnico que te asista, tendrás que contratar uno en ese momento, con el consiguiente gasto. Sin embargo, si tienes las impresoras de tu empresa en pago por uso, la cuota mensual incluye el mantenimiento por lo que, ante cualquier incidencia o avería, el servicio técnico acudirá a resolverla en el menor tiempo de respuesta posible.

Ahorro económico
El cliente no tiene que hacer una inversión inicial, ni tampoco ocuparse de la compra de consumibles ni del mantenimiento del equipo. Solo se ocupa del pago por página. Así, además de solo pagar por lo que consume, también puede presentar las facturas de las cuotas en sus declaraciones de impuestos y liberar a la empresa de los recursos que necesita para gestionar el parque de impresoras.

Contacte con el departamento comercial de Sercopi Levante para ampliar información de Sistema de mantenimiento de Pago por Uso.

El correo electrónico, es la herramienta más utilizada en el ámbito profesional y una de las que más en el personal, no podemos trabajar sin ella. Por esta razón el mail es la herramienta más amenazada, los hackers intentan de diferentes modos atacarla una y otra vez.

Según un nuevo estudio de Mimecast, hoy por hoy nos podemos encontrar un enlace malicioso por cada 50 emails que entran en nuestra bandeja.

En su investigación en base a más de 142 millones de correos electrónicos que atravesaron los filtros de seguridad de correo electrónico de empresas de todo el mundo en el último trimestre, se encontraron 203.000 enlaces maliciosos en más de 10 millones de correos electrónicos que los proveedores de seguridad consideraron seguros.

Es por ello que debemos de conocer algunas de las amenazadas que pueden entrar por el correo electrónico:

Spam

El spam o correo basura son mensajes no deseados y no solicitados, normalmente con un remitente desconocido o falso.

Esta “modalidad” destaca por ofrecer promociones, cursos, ofertas… Muchas veces este tipo de correo electrónico puede estar infectados con software malicioso e incluir algún enlace engañoso para que lo descarguemos.

Es fundamental leer el remitente del correo y el asunto que tiene. ¿No conoces a quien lo envía? ¿Viene en inglés o un idioma con caracteres extraños? Empieza a dudar desde ahí.
Scam

El scam consiste en estafar mediante un correo electrónico fraudulento.

Algunos ejemplos de mensajes son: ¡Ganaste la loteria! ¡Herencia Millonaria! O diferentes formas de ganar dinero fácil.

Los troyanos

Un troyano es un tipo de virus que puede eliminar ficheros o destruir la información del disco duro. Son capaces de capturar y reenviar datos confidenciales a una dirección externa o abrir puertos de comunicaciones, permitiendo que un posible intruso controle nuestro ordenador de forma remota.

Ejemplo: recibimos un correo electrónico indicando que hemos ganado un “Iphone” y que debemos de instalar un software en nuestro ordenador, o descargar un archivo archivo ejecutable.

Phishing

Consiste en estafar y obtener datos personales para poder utilizarlos de forma fraudulenta.
Ejemplo: Nos llega un correo de nuestro “banco” con un enlace a una Web, en la que nos piden información confidencial.

Desde Sercopi Levante recomendamos no abrir correos electrónicos de remitentes desconocidos, no reenviar correos que sean cadena, instalar un software antivirus así como mantenerlo actualizado. Por otra parte, contamos con antivirus y sistemas de seguridad, así como soluciones de prevención de accesos maliciosos.

Ricoh ha firmado con NH Hotel Group la adjudicación de un proyecto internacional que supone la mayor operación que Ricoh España ha firmado con una multinacional del sector hotelero hasta el momento.

El proyecto incluye, por una parte, el cambio de los equipos de impresión y multifunción y la infraestructura de TI, junto con la instalación del software necesario, para las oficinas centrales y todos los hoteles del Grupo en España y a nivel internacional en la zona EMEA. Además, contempla la implantación de soluciones de colaboración empresarial, como la reserva de salas y las pantallas interactivas, en las oficinas centrales de la compañía en España.

De esta manera, la cadena hotelera NH Hotel Group potencia su transformación digital y adopta soluciones que implican nuevas formas de trabajo, con el objetivo de mejorar la experiencia de sus empleados, así como la agilidad y la productividad de la organización.

El proyecto empezó en España en diciembre de 2017, donde ya se han instalado más de 300 equipos, y actualmente se está extendiendo a los hoteles de NH Hotel Group en el resto de Europa en países como Alemania, Países Bajos e Italia.

En total, el acuerdo prevé la instalación en España de 800 equipos multifuncionales y de impresión y de 1.000 más en la zona EMEA. A lo largo de 2018 y 2019 se completará la instalación, que abarca las oficinas centrales y los hoteles de todo el territorio.

Otro de los proyectos incluidos en este acuerdo es la implantación, ya finalizada, de una solución para la gestión de reserva de salas, tanto el software como la instalación de pantallas de reserva en la puerta de 14 salas de reuniones, ubicadas en las oficinas centrales del grupo hotelero en Madrid. Esta herramienta aporta a NH Hotel Group información sobre cómo se están utilizando las salas de reuniones y sus recursos asociados, los perfiles de ocupación y usuarios. Además, la solución de reserva de salas mejora la experiencia de los empleados, ayudándolos a saber cuándo están libres estos espacios, por cuánto tiempo y de qué recursos disponen.

Además, Ricoh ha instalado una pantalla interactiva en la sede de la Compañía, con sistema de videoconferencia embebido y software Quick Launch de uso intuitivo y sencillo, al alcance de cualquier usuario. Esta tecnología permite a los empleados de la cadena hotelera realizar videoconferencias con solo con apretar un botón, ayudando así a comunicar a los equipos de trabajo, sin necesidad de desplazamientos, favoreciendo la sostenibilidad y el ahorro de tiempo y costes. Otros beneficios de esta tecnología son la integración con cualquier sistema y el impulso de la movilidad, gracias a la conexión con la nube, y del trabajo en equipo y la creatividad permitiendo, por ejemplo, compartir, dibujar y anotar ideas. Además, las pantallas interactivas mejoran la retención del conocimiento gracias a su capacidad para capturar información. Todo ello mejora la experiencia de usuario y la productividad de la organización.

Además de la instalación de los equipos necesarios, el acuerdo firmado entre NH Hotel Group y Ricoh incluye los servicios de mantenimiento 24 x 7 necesarios, con Help Desk, tanto de los equipos como de sus servidores. También incluye la implementación de servicios de mensajería global para los equipos (GMS), y la monitorización y control del parque tecnológico de forma remota, entre otros.

¿Cuántas veces se ha preguntado si en su sector se hace necesario tener un sistema de gestión documental?

Tener un software de gestión documental es útil para la mayoría de las empresas, en concreto está especialmente indicado para aquellos sectores que generan mucha documentación o que bien consultan dicha información de forma recurrente como parte de su trabajo diario.

Si hay algo que consigue la gestión documental, es la eliminación de tareas manuales no productivas permitiendo a los profesionales dedicarse a actividades que realmente generen valor a la empresa.

Cada sector de ocupación trabaja con una serie de características esenciales que son, en muchos casos, propias y exclusivas de cada una de las industrias.

A la hora de adquirir un sistema de gestión documental, lo ideal es que esté diseñado para cubrir las necesidades concretas del sector en el que se va a utilizar.

Sector educativo: Ven su mayor inversión de esfuerzo, tiempo y recursos en la gestión completa de la documentación del alumno, siendo necesario guardar y archivar todos los documentos relacionados. Un buen sistema de gestión documental reducirá costes administrativos y dará a los centros educativos la capacidad de prestar servicios de forma más eficiente. Así pueden centrarse en su principal misión: servir a los estudiantes y proporcionarles una educación de calidad.
Sector sanitario: Es el sector que podríamos decir, mueve más documentación al cabo del día. A esto hay que añadir unas estrictas normas de protección de datos y seguridad en el tratamiento y archivado de su documentación.
Sector jurídico: Podemos decir que este sector genera y maneja documentación de manera intensiva y por encima de todo, la custodian con ahínco. Es muy importante la creación de copias documentales seguras, compatibles y que se pueden firmar digitalmente o marcar. Todo siguiendo los protocolos y normas vigentes

La adquisición de un sistema que cumpla con todos los requisitos de su industria rentabilizará el esfuerzo de la compañía de forma considerable, no sólo en lo que a dinero se refiere, sino también en tiempo y eficacia.

Desde Sercopi Levante le podemos asesorar en la implementación de un sistema de gestión documental, dando prioridad a sus necesidades.

Author: Enrique Zorío

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