La factura electrónica

Factura_electronica

El beneficio más lógico de implementar la factura electrónica para cualquier empresa es el ahorro de costes, tanto en el papel que se deja de imprimir, como en toda la cadena logística: tiempo de entregas, gasolina, salario de los mensajeros, etc. Se estima que al implementar la factura electrónica, los costos operativos se pueden reducir hasta en un 90%, sin contar el beneficio para el medio ambiente.

Beneficios destacados:

  • Disminuye el tiempo de tramitación
  • Almacén de facturas online. Reduce el espacio
  • Utilización rápida, útil y fácil de las facturas almacenadas
  • Uso compartido con otras herramientas de gestión de gastos de las empresas
  • Información en tiempo real
  • Automatización en procesos de contabilidad
  • Reducción del tiempo de creación de facturas
  • Evitar supuestos fraudes

Mediante las facturas electrónicas garantizas autenticidad e integridad del contenido de la factura, a tus clientes.

Estas son algunas de las principales características:

  • Facturas automatizadas
  • Mayor eficiencia
  • Sello y firma electrónicos
  • Facturas convertidas en PDF
  • Seguridad de envío
  • Fácil de interpretar, procesamiento de fallos
  • Ahorro económico
  • Registro contable
  • Elimina espacios de almacenamiento
  • Control tributario, brindar a las empresas un control del cumplimiento de las normativas tributarias.
  • Seguridad en transacciones comerciales

Muchas empresas apuestan por la transformación digital en sus centros de trabajo, facilitando los sistemas de pago y cobro. Para realizar el envío de facturas de estas características las empresas deben realizar tres cosas:

  1. Certificado electrónico para realizar facturas de este tipo. Adaptación a la Pequeña y Mediana Empresa (PYME).
  2. Aplicación del sistema informático que permita la creación y firma de dichas facturas
  3. Aprobación por parte de los clientes de la empresa

Con la facturación electrónica, la cual puede implementarla con la solución de gestión documental propuesta por Sercopi, cumplirá con la legislación vigente, firmando digitalmente la factura y encriptándola para que no pueda ser modificada, además podrá enviarla a varios destinos, añadir publicidad, enlaces directos a su web o redes sociales. En Sercopi somos especialistas en soluciones y herramientas para gestionar toda la documentación de su empresa.

Software recomendado para empresas: Document Manager NX

¿En qué consiste?

 

Este software resuelve la incompatibilidad entre la gran variedad de documentos impresos y archivos electrónicos que se usan. Permite convertir los documentos en papel a documentos electrónicos en gran variedad de formatos editables.
Debido a sus potentes capacidades de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), los usuarios pueden convertir y combinar más de 150 formatos de archivo desde su escritorio.
Diariamente, las empresas reciben gran cantidad de documentos que no pueden editarse o que son incompatibles en una gran variedad de formatos. Como consecuencia, tienen que volver a crear o escribir datos manualmente a menudo, lo que se traduce en pérdidas de tiempo y frustración.
Document Manager NX de Ricoh permite a los usuarios capturar distintos archivos y convertirlos a cualquier formato que precisen, así como compartirlos con solo arrastrar y soltar desde el escritorio. Así se podrán procesar y convertir los documentos en archivos de una manera más rápida y sencilla cuando, donde y como lo necesiten. Permite crear archivos con capacidades de edición y búsqueda a partir de documentos escaneados, ahorrando tiempo y facilitando labores de archivado.

Ventajas y Características:

 

  • Ahorro de tiempo con el escaneo avanzado, que incluye la tecnología OCR, comprobación de errores y reconocimiento de formularios.
  • Interfaz intuitiva y fácil de usar.
  • Anotaciones en documentos como notas adhesivas y subrayado.
  • Creación de documentos PDF con opción de búsqueda para el archivado digital.
  • Aumento de la seguridad y cumplimiento con los estándares mediante la fusión de documentos en PDF-A y PDF protegidos por contraseña, además de numeración de páginas y redacción para suprimir de forma permanente la información confidencial.

 

Consulte con Sercopi levante, distribuidor oficial de Ricoh,  para más información.

Razones para implantar la gestión documental en mi empresa

Gestión documental Sercopi

La gestión documental consiste principalmente en controlar los documentos que entran y salen en la empresa, pero no sólo es esto sino la gestión de los documentos en la empresa. Organizar, gestionar y almacenar archivos digitales.
Es necesario que toda empresa disponga o mejore la gestión de los documentos, ya que con ello se mejoran los procesos y la productividad tanto de los empleados, como de la empresa.
Beneficios:
– Ahorro de tiempo
Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación es más fácil de encontrar y recuperar, agilizando las tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes. Además al ser ya un documento electrónico también se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.

– Reducción de costes
En general se reducen los espacios donde preservar la documentación, ya que no está en papel, con los diferentes ahorros que esto también lleva asociados (archivar, imprimir, fotocopiar, buscar,…)

– Aumento de la productividad
Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes. Acceso rápido y seguro a la información de la empresa reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta.

– Incremento y mejora la relación y la imagen con los clientes, ya que con estas soluciones se puede automatizar y garantizar la entrega de la información a los clientes. Además de poder proporcionársela en el formato, momento y lugar que ellos deseen.