Formación de manejo

CONOZCA EN PROFUNDIDAD SU NUEVO EQUIPO MULTIFUNCIONAL, UN SINFÍN DE PRESTACIONES POR CONOCER

Estimado Cliente, una vez adquirido su nuevo equipo, muchos usuarios tienden a usar solo aquello que recuerdan en la explicación inicial cuando nos instalaron la máquina, olvidando muchas funciones muy importantes que echamos de menos utilizando procesos más lentos y costosos teniendo en ocasiones que adquirir nuevos dispositivos para conseguirlo cuando alguna funcionalidad de su nueva máquina podría ofrecérsela si la conociéramos.

En Sercopi somos conscientes de esta situación por eso hemos creado un departamento que se encarga de formar aquellos usuarios en las funciones que tiene el equipo multifuncional para que las aprovechen en sus procesos documentales cotidianos. Si desean realizar alguno de estos cursos de formación rogamos que se pongan en contacto con nuestro departamento Post Venta, gustosamente le presupuestará y adaptara un curso para el grupo de usuarios que deseen bien de forma presencial o en nuestras instalaciones, seguidamente adelantamos un menú de las principales funcionalidades que disponen nuestros equipos.

 

FUNCIONALIDADES DEL ESCANER

A través del servicio de Formación Avanzada para la funcionalidad de ESCÁNER, sus usuarios van a poder conocer en profundidad las posibilidades que ofrece el servicio, así como sus beneficios. Las personas involucradas en el proceso tendrán todos los conocimientos necesarios para que su compañía pueda aprovechar al máximo las posibilidades de la aplicación y optimizar los procesos relacionados con la gestión de los documentos escaneados. Podrán adquirir conocimientos que le permitirán ahorrar tiempo y dinero y aumentar el nivel de seguridad y confidencialidad de los procesos que lleva a cabo.

  • Escaneo a carpetas: Le permitirá guardar un archivo escaneado en cualquier carpeta compartida que esté en la red y recuperarlo en cualquier momento con el explorador de Windows.
  • Escaneo a email: Podrá enviar un archivo escaneado directamente por email como archivo adjunto.
  • Escaneo a FTP: Le permitirá guardar un archivo escaneado en un servidor FTP.
  • Escaneo a NCP: Mediante esta función podrá enviar datos escaneados vía NCP en entornos de red Novell.
  • Escaneo a URL: Esta función permite que el documento quede almacenado en el disco duro del dispositivo y el destinatario sólo reciba un email con un enlace a la ubicación del documento para poder descargarlo.
  • Escaneo a Document Server: Con esta función, el documento queda almacenado en el disco duro del dispositivo y se puede recuperar o imprimir en cualquier momento desde el ordenador o directamente desde el equipo.
  • Escaneo a SD/USB: Podrá escanear directamente a una tarjeta de memoria tipo SD o a un pendrive.
  • Escaneo a PDF-a/PDF con firma digital: Podrá guardar los documentos escaneados como archivos PDF/A con firma digital, bloqueando el documento para mantener su originalidad y registrando un ‘Device Certificate’ que identifica el dispositivo de escaneo.


¿Qué ventajas y beneficios puede aportarle este módulo?

  • Ahorro de costes.
  • Al no tener gastos telefónicos.
  • Al poderse enviar a cualquier FTP al que tengamos acceso sin costes telefónicos.
  • Al no ser necesario un servidor de entrega/software de utilidades.
  • Al reducirse el tráfico de red, ya que no circulan documentos, sino enlaces.
  • Ahorro de tiempo:
  • Por el envío directo a la carpeta deseada.
  • Por el envío directo a email sin necesidad de manipulación desde el PC.
  • Al no ser necesario volver al PC para enviar por email, o para enviarlo con software específico.
  • Al permitir crear datos a partir de documentos en papel y archivarlos con una inversión mínima.
  • Disponibilidad global: podemos acceder al archivo escaneado desde cualquier parte mediante un programa FTP.
  • Manejo ágil de datos al compartirlos entre el PC/servidor cliente red.
  • Disminuye considerablemente el tráfico de red: los documentos escaneados no viajan de usuario a usuario, sino que residen en una url, esperando a ser visualizados o descargados.
  • Mayor seguridad y confidencialidad.
  • Automatización de procesos.
  • Ofrece distintos formatos posibles según necesidad.
  • Reducción de los volúmenes de papel mediante digitalización del proceso.
  • Reducción del espacio físico necesario para el almacenamiento de papel.
  • Reducción del tiempo total de localización de documentos proporcionando acceso instantáneo a la información de toda la organización y mejorando los niveles de servicio al cliente.

 

FUNCIONALIDADES DE IMPRESIÓN

¿Qué conocimientos puede adquirir?

El curso tiene un marcado carácter práctico que se refleja en sus contenidos, directamente orientados a ejemplificar las principales funcionalidades que su dispositivo es capaz de realizar:

  • Impresión retenida: La aplicación permite enviar un documento al dispositivo y que quede almacenado en la máquina hasta que el usuario se identifique ante el equipo mediante un código de usuario. El archivo no se imprimirá directamente, sino que esperará a que el usuario lo solicite delante de la impresora. Esta aplicación permite evitar el riesgo de pérdida de documentos y la conglomeración de archivos en la bandeja de entrada.
  • Impresión bloqueada: Se trata de un sistema idéntico al de impresión retenida, pero en este caso la aplicación se complementa con la petición de autentificación del usuario mediante una contraseña. Un sistema que aporta mayor seguridad y confidencialidad a sus documentos. Además, el archivo se elimina automáticamente tras la impresión.
  • Impresión de muestra: Este sistema permite imprimir automáticamente un juego de copias de muestra para comprobar su correcta configuración. Si la prueba es de su agrado, se selecciona el número de juegos restantes y se imprime directamente.
  • Impresión Almacenada / Almacenar e imprimir: Esta función permite almacenar archivos de uso frecuente en su equipo para realizar futuras reimpresiones directamente desde el panel del dispositivo, sin necesidad del PC. Cualquiera de estos documentos puede protegerse mediante una contraseña.
  • Impresión Almacenada Compartida: Esta aplicación facilita compartir los archivos almacenados en el dispositivo con otros usuarios registrados.
  • Impresión directa de PDF: Esta función permite imprimir documentos PDF de forma rápida y sencilla, sin necesidad de abrir el documento previamente.
  • Impresión programada: Esta función permite definir la hora a la que se desea imprimir los documentos. De este modo es posible programar los trabajos de impresión largos para que se ejecuten durante la noche o el fin de semana, y evitar así molestias al resto de usuarios al mismo tiempo que se reduce el tráfico de red.
  • Impresión de página banner: Esta función permite imprimir una hoja al principio del trabajo de impresión para identificar a su autor. Esto ayuda a identificar los trabajos en entornos muy ajetreados y reduce el riesgo de perder o duplicar trabajos.



¿Qué ventajas y beneficios puede aportarle este módulo?

  • Mejora la productividad
  • Control del uso de las funciones del equipo
  • Ahorro de costes
  • El control de las impresiones supone eliminar el malgasto de papel
  • La impresión de prueba evita errores de configuración y ahorra tanto en papel como en tóner
  • Ahorro de tiempo
  • Planifica el momento de la impresión de los documentos
  • Evita los desplazamientos del dispositivo al PC para reconfigurar posibles errores de impresión
  • Permite repetir las impresiones que tienen el mismo ajuste específico para la impresión
  • Permite evitar el envío al dispositivo de trabajos repetitivos
  • Elimina los desplazamientos para buscar el documento en el PC
  • Confidencialidad y seguridad
  • Mediante códigos de identificación
  • Sólo podrán imprimir documentos confidenciales aquellos usuarios que tengan acceso
  • Organización
  • El equipo permite a cada usuario tener su propia bandeja y esto evita la mezcla, pérdida o abandono de documentos impresos
  • Reduce el tráfico en el equipo
  • Confidencialidad y seguridad
  • Reduce la pérdida de trabajos
  • Identifica al autor

 

FORMACION FUNCIONALIDADES AVANZADAS

¿Qué conocimientos puede adquirir? 

El carácter práctico del curso se refleja en sus contenidos, directamente orientados a algunas de las principales funcionalidades:

  • Smart Device Monitor for Admin: Le permitirá administrar y monitorizar de forma remota sus equipos en red.
  • Smart Device Monitor for Client: Podrá ajustar las características ampliadas de impresión: notificación de fin de trabajo, impresión alternativa e impresión paralela (para derivar los trabajos a otras impresoras en caso de avería o de sobrecarga).
  • Web Smart Device Monitor: Una opción de la aplicación que funciona instalada en un servidor y a la que se puede acceder por navegador web.
  • Web Image Monitor: Consiste en una utilidad integrada en los equipos, que permite visualizar y ajustar la configuración sin moverse del ordenador introduciendo solamente la dirección IP del equipo en el navegador web.
  • Importación /Exportación de ajustes o libreta de direcciones: Podrá exportar sus preferencias, como la configuración del sistema, los ajustes de aplicaciones, los accesos directos a programas, así como la libreta de direcciones a otros equipos multifuncionales Ricoh compatibles.



¿Qué ventajas y beneficios puede aportarle este módulo?

  • Mejora la eficacia de la gestión de la flota
  • Elimine desplazamientos al equipo para revisar su estado.
  • Gestione de manera sencilla distintos grupos de trabajo con distintos perfiles y autorizaciones.
  • Identificación y aviso de errores.
  • Exportación de datos en fichero *.CSV
  • Identifique equipos Ricoh disponibles en la red.
  • Alerta del estado del equipo seleccionado y del estado de las impresiones.
  • Gestione la impresión alternativa en caso de fallo en un equipo.
  • Gestione la impresión en paralelo para reparto simple de carga de trabajo.
  • Consulta / Gestión desde cualquier PC con Internet Explorer.
  • Configuración por lotes de equipos de mismas características.
  • Consulta remota del estado del equipo, papel y tóner.
  • Consulta remota de los trabajos realizados por los usuarios.
  • Gestión remota de la libreta de direcciones y permisos a usuarios.

 

FUNCIONALIDADES DEL FAX

Con el servicio de Formación Avanzada de Funcionalidades de FAX, sus usuarios podrán adquirir los conocimientos necesarios para dejar de imprimir los faxes recibidos y optimizar el envío a múltiples destinatarios así como evitar errores en las direcciones de envío o facilitar la clasificación de faxes entrantes según el remitente. Estas opciones y muchas otras le permitirán sacar el máximo partido a las funcionalidades de sus equipos.

  • Fax a Carpeta: Le permitirá recibir los faxes en una carpeta de red.
  • Fax a Email: Podrá recibir como email los faxes entrantes, permitiendo una distribución electrónica.
  • Remitentes especiales (TSI): Opción que permite redirigir el fax a una dirección de email distinta de la predeterminada.
  • Internet Fax: Funciona como un fax estándar, permitiendo enviar a un número de fax o a una dirección de email, que puede ser de otro Internet Fax.
  • IP Fax: Funciona como un fax estándar, permitiendo enviar a un número de fax o a una dirección IP de otro IP Fax. Esto conlleva que la transmisión ocurra en tiempo real y que haya una confirmación instantánea de recepción, así como una conexión directa dispositivo a dispositivo.
  • LAN Fax: Podrá enviar faxes directamente desde el PC, sin necesidad de moverse de su puesto de trabajo.
  • Fax Remoto: Permitirá enviar o recibir faxes a través de un equipo multifuncional Ricoh sin opción de fax configurada, al compartir la opción de fax incorporada a otro equipo multifuncional Ricoh en la misma red. De esta forma ahorrará dinero al reducir la inversión inicial de las opciones de fax y eliminar los costes de explotación de varias líneas de fax.
  • Temporizador modo de impresión para faxes recibidos: Podrá programar la hora de impresión de faxes, reduciendo el riesgo de que los faxes entrantes queden desatendidos en la bandeja de recogida.



¿Qué ventajas y beneficios puede aportarle este módulo?

  • Ahorro de costes:
  • Al dejar de imprimir los faxes recibidos
  • Al no imprimir los documentos que queremos enviar
  • Por la reducción de costes telefónicos ya que un envío puede tener múltiples destinatarios
  • El envío a un Fax IP no tiene coste
  • Por compartir las opciones de fax y explotación de las líneas de fax
  • Ahorro de tiempo:
  • En desplazamientos al equipo
  • En la recuperación del documento
  • En la distribución interna de faxes recibidos
  • Al poder enviar a la vez a múltiples destinatarios
  • Incremento de seguridad gracias a la conexión directa
  • Aumento de productividad en los procesos de fax
  • Evita que los faxes se vean torcidos
  • Evita errores en la dirección de envío
  • Notificación del resultado de envío
  • Fácil creación de portadas para el envío de fax desde PC
  • Facilita la clasificación del fax entrante en función del código
  • Mejora y automatiza el acceso
  • Protege la información

 

FUNCIONALIDADES DE SEGURIDAD

El servicio de Formación Avanzada de SEGURIDAD le permitirá adquirir los conocimientos necesarios para disponer del máximo control de las funciones de su equipo, asignar códigos de acceso por usuarios y departamentos e implementar una serie de  Opciones eficaces y seguras para monitorizar sus procesos documentales con la máxima seguridad.

Control de uso:

  • Identificándonos ante los equipos mediante un código de usuario y autenticándonos si es necesario mediante unpassword, podemos acceder únicamente a aquellas funciones para las que hayamos sido autorizados, aumentandola seguridad de nuestra información así como reduciendo los costes de impresión, o por envío de faxes.
  • Dentro de control de uso, encontramos: Identificación con códigos de Usuario, Autenticación básica, Controlde copia no autorizada, Autenticación Windows Autenticación LDAP, Autenticación Novell, Autenticación IPP, Autenticación Notes, Autenticación SMTP (email).
  • Gracias a la asignación de cuotas, puede limitar la impresión de los usuarios y departamentos. Así tomará el control de su entorno de impresión y reducirá costes. Además, permite fijar un punto en el que las cuotas de impresión se reinician.



Seguridad en las comunicaciones:

  • Gracias al uso de la encriptación en el envío de datos desde/hacia nuestros equipos, la seguridad de los mismos está garantizada incluso ante posibles intercepciones de las comunicaciones. Al estar encriptados no resulta posible leerlos, evitando que en caso de intercepciones se pueda obtener una información útil.
  • Se puede diferenciar entre Cifrado SSL y Comunicación cifrada SNMP.
  • El cifrado mejorado permite seleccionar algoritmos de cifrado más seguros a la hora de cifrar documentos en PDF.

Los algoritmos admitidos son AES256bit (utilizado por el gobierno estadounidense, NESSIE en la UE y CRYPTREC en Japón) y SHA-2 (utilizado por la Agencia de Seguridad Nacional de los Estados Unidos).



Protección de la información:

  • Hay una gran cantidad de información que se imprime y luego se olvida en la bandeja de entrada. Para evitarlo, mediante la impresión bloqueada podemos enviar los documentos al equipo, pero solo se imprimirán al introducirnuestro usuario y contraseña, por lo que ya no habrá riesgo de pérdida de datos en papel.
  • Además, usando encriptación y borrado seguro del disco duro de los equipos no hay peligro de que alguien pueda hacer un uso indebido de la información que pueda contener, ya que en caso que se lograra recuperar los datos, al estar encriptados no se podrían leer. Asimismo también se puede encriptar la libreta de direcciones para que no se pueda tener acceso a ella sin autorización.
  • Permite incrementar la seguridad e integridad del documento, añadiendo automáticamente información de seguridad a todos los documentos que se producen, como la dirección IP del ordenador de origen, el número de serie del MFP en el que se imprimió el trabajo, entre otros.
  • Se controla la copia no autorizada de documentos confidenciales, imprimiendo una marca de agua en elDocumento original. Los MFP de Ricoh equipados con esta funcionalidad reconocen la marca de agua e imprimen la copia en gris

 

Dentro de la protección de información, diferenciamos:

  • Cifrado de la libreta de direcciones
  • Data Over Write Security (DOS)
  • Cifrado de la contraseña de autenticación
  • Cifrado de la contraseña de PDF

 


¿Qué ventajas y beneficios puede aportarle este módulo?

  • Control del uso de las funciones del equipo sobre usuarios y departamentos
  • Ahorro de costes controlando las impresiones y el uso de color
  • Incremento de seguridad
  • respecto códigos de identificación
  • mediante autenticación de usuarios
  • mediante comunicación encriptada
  • de datos y red, evitando la manipulación o mal uso de los equipos
  • evitando posibles robos de información
  • Facilidad de uso y mantenimiento
  • Especialmente importante con contratos, documentos financieros, jurídicos…
  • Integridad de los equipos y la red
  • Impresión directa y segura de PDF
  • Limita la producción y protege la información