Las salas de reuniones de la compañía deben ser espacios productivos donde los equipos puedan compartir, colaborar y presentar su trabajo y sus ideas con estilo y facilidad. Pero, a menudo, cuando vamos a una reunión nos encontramos con que las salas están ocupadas o no cuentan con el equipamiento necesario. La disponibilidad de las mismas para poder organizar reuniones a la hora acordada entre todos los participantes se convierte en un problema, sobre todo cuando hay pocas salas y muchos los proyectos y servicios en los que se trabaja en equipo.
La confusión a menudo comienza antes de entrar en la sala de reuniones
• Una sala vacía no implica siempre una sala libre.
• Los trabajadores son interrumpidos cuando ya han comenzado la reunión y se ven obligados a encontrar un lugar alternativo.
La reserva de espacios se gestiona de forma diferente en diferentes organizaciones. Muchos procesos, incluso los sistemas de calendarización corporativos, tienen problemas de efectividad.
La gestión de salas de reuniones es una pieza clave para maximizar la productividad de tu organización. Un mal funcionamiento nos hace no sólo perder el tiempo. Sino que, además, genera insatisfacción en el usuario. De hecho, el 88% de los empleados afirma que las reuniones ineficientes causan frustración en el trabajo.
Un buen sistema de gestión de salas de reuniones, formal y unificado, evita que esto ocurra a través de un proceso de registro simple.
Las salas de reuniones equipadas con pantallas táctiles obligan a los usuarios a registrarse para confirmar su asistencia, mediante código PIN o tarjetas. Si el registro de entrada no se lleva a cabo dentro de un período predeterminado (por ejemplo 15 minutos), la sala se libera para estar disponible para otros usos.
Existen numerosos beneficios de utilizar sistemas de gestión de salas de reuniones:
Para los usuarios:
• Búsqueda rápida de salas de reuniones
• Búsqueda avanzada de salas a través de múltiples grupos y plantas, incluyendo características y configuración.
• Rejilla de disponibilidad de salas con la información de reserva configurable.
• Opción avanzada para reservas de múltiples ubicaciones para organización de conferencias.
• Gestión de servicios asociados a las reservas.
• Gestión de visitantes.
• Notificaciones por correo electrónico.
Para los administradores:
• Reservas auto-gestionadas.
• Establecimiento de workflows de aprobación.
• Aprobación / rechazo / lista de reservas en espera.
• Búsqueda de reservas.
• Configuración de recursos y servicios.
• Configuración flexible de grupos incluyendo horarios de oficina y reglas de reservas integrales.