Sólo una minoría de las empresas está tomando medidas para proteger su información confidencial. Las empresas que no cuentan con políticas de seguridad se exponen a riesgos considerables.
Tanto si la amenaza es intencionada como accidental, cuando la información empresarial de carácter confidencial cae en las manos equivocadas, las consecuencias pueden tener una gran trascendencia y provocar un daño sustancial a la empresa.
La aplicación de medidas de seguridad permite a las empresas controlar sus equipos de oficina y protegerse frente a pérdidas o filtraciones de la información. En el mercado existen distintas soluciones de seguridad que permiten llevar un control correcto de documentos y cubrir sus necesidades de seguridad documental.
Tal es el caso de los servicios de gestión de documentos. También existen aplicaciones más específicas, como la autenticación del usuario, el bloqueo de la impresión y la gestión inteligente de cuentas.
Las soluciones de Ricoh ofrecen una variedad de herramientas importantes para que las empresas las integren en sus propios sistemas de gestión de seguridad de la información.
Restricción del acceso a los dispositivos
Uno de los principales riesgos de seguridad es permitir que los empleados tengan acceso ilimitado a las áreas de trabajo y los equipos.
Los equipos multifunción pueden ser objeto de un uso indebido para realizar exportaciones o copias no autorizadas de datos confidenciales, salvo que se habiliten medidas de seguridad. Dichas medidas pueden obligar a los usuarios a autenticarse a través de una tarjeta de seguridad o contraseña antes de que el equipo multifunción se active para que pueda utilizarse.
También restringir las funcionalidades permitidas a cada usuario según sus necesidades profesionales y el cargo que ocupen, por ejemplo, para ejercer mayor control sobre los servicios de escaneado, fax y correo electrónico.
Entrega segura de documentos
Un problema común en muchas empresas es la existencia de documentos que se envían a la impresora y luego no son recogidos por quienes los enviaron.
Existe la posibilidad de que los documentos confidenciales se almacenen en el dispositivo y se impriman y recojan cuando los imprima un usuario autorizado.
Asimismo, los equipos de impresión pueden integrar una serie de pasos sencillos para identificar al propietario del documento, ya sea mediante un código personal o con una tarjeta magnética.
Los archivos de impresión no recogidos se pueden eliminar automáticamente del servidor una vez transcurrido un tiempo determinado. También se pueden aplicar otras medidas para garantizar la seguridad del documento en su recorrido por la red hasta la impresora.
La sobreescritura de datos también eliminará automáticamente todos los datos temporales que estén almacenados en el disco duro de los equipos multifunción.