El beneficio más lógico de implementar la factura electrónica para cualquier empresa es el ahorro de costes, tanto en el papel que se deja de imprimir, como en toda la cadena logística: tiempo de entregas, gasolina, salario de los mensajeros, etc. Se estima que al implementar la factura electrónica, los costos operativos se pueden reducir hasta en un 90%, sin contar el beneficio para el medio ambiente.

Beneficios destacados:

  • Disminuye el tiempo de tramitación
  • Almacén de facturas online. Reduce el espacio
  • Utilización rápida, útil y fácil de las facturas almacenadas
  • Uso compartido con otras herramientas de gestión de gastos de las empresas
  • Información en tiempo real
  • Automatización en procesos de contabilidad
  • Reducción del tiempo de creación de facturas
  • Evitar supuestos fraudes

Mediante las facturas electrónicas garantizas autenticidad e integridad del contenido de la factura, a tus clientes.

Estas son algunas de las principales características:

  • Facturas automatizadas
  • Mayor eficiencia
  • Sello y firma electrónicos
  • Facturas convertidas en PDF
  • Seguridad de envío
  • Fácil de interpretar, procesamiento de fallos
  • Ahorro económico
  • Registro contable
  • Elimina espacios de almacenamiento
  • Control tributario, brindar a las empresas un control del cumplimiento de las normativas tributarias.
  • Seguridad en transacciones comerciales

Muchas empresas apuestan por la transformación digital en sus centros de trabajo, facilitando los sistemas de pago y cobro. Para realizar el envío de facturas de estas características las empresas deben realizar tres cosas:

  1. Certificado electrónico para realizar facturas de este tipo. Adaptación a la Pequeña y Mediana Empresa (PYME).
  2. Aplicación del sistema informático que permita la creación y firma de dichas facturas
  3. Aprobación por parte de los clientes de la empresa

Con la facturación electrónica, la cual puede implementarla con la solución de gestión documental propuesta por Sercopi, cumplirá con la legislación vigente, firmando digitalmente la factura y encriptándola para que no pueda ser modificada, además podrá enviarla a varios destinos, añadir publicidad, enlaces directos a su web o redes sociales. En Sercopi somos especialistas en soluciones y herramientas para gestionar toda la documentación de su empresa.


La Comisión Europea elabora cada año su Marcador de «Transformación Digital». El informe incluye una encuesta en la que se preguntó a compañías de toda la Unión en tres sectores teóricamente punteros: sanitario, automovilístico y de ingeniería mecánica. La implantación de las siete innovaciones consideradas clave por la CE (móvil, nube, redes sociales, robótica, Internet de las cosas, análisis de datos y ciberseguridad) no superaba el 26% de los encuestados en ningún caso.

El documento también señala que quienes adoptan estas tecnologías tienden a mejorar sus resultados. El 64% de los encuestados hace un balance positivo del uso de innovaciones digitales, mientras que más de la mitad confirma un aumento en la facturación y un 14% tiene un incremento en la productividad por encima del 20%. El informe subraya que las grandes empresas son más proclives a llevar a cabo estos cambios.

La apuesta por la “innovación y la tecnología disruptiva” es considerada una prioridad estratégica por menos del 20% de las PYMES.

Sea cual sea el tamaño de la empresa, la transformación tiene siempre que tener un motivo, un planteamiento estratégico. Según la encuesta de la Comisión Europea, más de un 40% de las empresas preguntadas apunta a la mejora de la experiencia y la relación con sus clientes como motivo de su digitalización, el más importante junto con el aumento de la competitividad. Con los consumidores en mente surgen varias referencias de trabajo bien hecho (tomamos de ejemplo como utilizan los datos empresas como Netflix, que ofrece contenidos a cada cliente en función de lo que ha visto o le ha interesado previamente)

Es verdad que las empresas nacidas en los últimos tiempos y que tienen lo digital en su ADN gozan de una ventaja competitiva. Una startup surgida de la propia tecnología ya está transformada, ya ha elegido a sus empleados con una cultura laboral determinada y no tiene que emprender grandes procesos de cambio, simplemente seguir actualizada


Los textos jurídicos no acostumbran a caracterizarse por ser fáciles de entender, más aún si tienen que ver con la protección de datos en Europa. Es importante conocerla, pues a partir del 1 de mayo de 2018 cambia la legislación y quien no la cumpla se enfrenta a sanciones económicas de gran importancia. Además, su desconocimiento no evita estas multas.

Por eso, se ha dividido el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en 10 instrucciones comprensibles para todas las empresas de comercio electrónico.

Las 10 instrucciones del nuevo Reglamento de Protección de Datos

Instrucción 1: Cumplir con lo que está escrito dada la gran cantidad de datos personales procesados, todas las empresas de comercio electrónico deben cumplir con las 10 normas.

Instrucción 2: Conservar un registro de todas las operaciones en todo momento. Se debe poder demostrar el cumplimiento de los requisitos de la nueva legislación sobre protección de datos. Todo esto debe estar bajo responsabilidad de la empresa.

Instrucción 3: Evaluar el riesgo que implican tus operaciones. Los derechos y las libertades de las personas afectadas no deben verse en riesgo por el procesamiento de datos personales. Cuando sea probable que entrañe un alto riesgo, las empresas deben realizar antes del tratamiento una evaluación de impacto sobre la privacidad.

Instrucción 4: Tomar medidas necesarias para garantizar la privacidad. Se debe evitar cualquier brecha en la protección de datos aplicando las medidas técnicas y organizativas adecuadas. Si se produce algún problema, debe notificarse a las autoridades en un plazo de 72 horas.

Instrucción 5: Firmar tus contratos cuidadosamente. Los contratos sobre el procesamiento de datos serán más detallados y deben incluir si se recurre a subcontratación de empresas.

Instrucción 6: Respetar la voluntad de las personas afectadas. El procesamiento de datos esta permitido si existe consentimiento. Los requisitos de este consentimiento pasan a ser más estrictos, como por ejemplo la edad mínima, que será de 16 años.

Instrucción 7: Explicar con claridad. Con la nueva legislación sobre protección de datos existen obligaciones de información adicionales. La declaración de protección de datos debe ser más detallada.

Instrucción 8: Dar a las personas lo que es suyo. Las personas cuyos datos se procesan tienen derecho a “llevárselos” a otro proveedor, empresa o plataforma. Para garantizar esto, la empresa debe ofrecer una portabilidad de los datos.

Instrucción 9: Eliminar datos en beneficio de las personas.

Instrucción 10: Conocer cuáles pueden ser las sanciones. De acuerdo con la nueva legislación, las infracciones pueden castigarse con multas de hasta 20 millones de euros o de hasta el 4% de facturación anual total en todo el mundo.


En la actualidad, la transformación digital está impactando a todas las industrias a nivel mundial, quebrando modelos de negocio (hasta ahora) exitosos y creando nuevos competidores más ágiles e innovadores. Según un informe reciente de Frost & Sullivan patrocinado por Ricoh se espera que en los próximos diez años los avances tecnológicos generen un crecimiento exponencial en múltiples sectores de la economía real, más veloz que en cualquier otro momento de la historia. Sin duda, la tecnología es un activo estratégico fundamental para toda empresa.
En este contexto, el rol de los líderes de las tecnologías de la información (TI) ha evolucionado desde la tradicional elección e implementación de tecnologías, a la gestión estratégica de la misma para mejorar los procesos y las condiciones de trabajo de sus clientes internos.
Ricoh proporciona 5 macro tendencias que transformarán los negocios en 2017:

1.Uso de herramientas de analíticos predictivos (AP): Una tecnología que está ganando rápidamente la atención de organizaciones en todo el mundo son los Analíticos Predictivos (AP).
Los AP utilizan varios mecanismos de extracción de datos estructurados y no estructurados y herramientas tales como la minería de datos, inteligencia artificial, modelos estadísticos sofisticados y la identificación de patrones relevantes para el negocio.

2. Capitalización del Big Data: El 90% de los datos existentes en el planeta se han generado en los últimos años. Además se espera que el Internet of Things (IoT) crezca de una base instalada de 15.4 mil millones dispositivos en 2015 a 30.7 mil millones dispositivos en 2020 y 75.4 mil millones en 2025. Lo que se necesita es un enfoque más fuerte hacia el negocio, y una evaluación más cercana de cómo los datos pueden aumentar la toma de decisiones. Un gran reto para los directores de TI será la forma de equilibrar la automatización y los algoritmos de una forma más eficiente y realista para su interpretación posterior.

3. El concepto de “Todo como Servicio” (XaaS): El concepto de Todo como Servicio (XaaS) consiste en brindar acceso a un producto en un modelo bajo demanda, a través de pagos periódicos de acuerdo al uso real que le dé el cliente y sin la obligación de inversiones iniciales significativas.
Aunque la provisión de tecnología como servicio no es un concepto nuevo en el mundo empresarial, la creciente y masiva adopción de este modelo, así como su expansión a una diversidad de productos, trae como resultado que el XaaS esté maximizando el acceso de la tecnología a muchas organizaciones que tradicionalmente la ignoraban por completo (en especial, las Pymes).

Más allá de desligar a las empresas de la gestión y actualización de la tecnología, el XaaS incrementa significativamente la agilidad de los negocios, tanto para adoptar nuevas soluciones, como para aumentar o disminuir la demanda de acuerdo a la evolución de los negocios.

4. Movilidad Empresarial en todo su esplendor: Actualmente, el nuevo modelo de productividad pivotará en torno a fenómenos como el acceso remoto, el teletrabajo, el cloud, la tele presencia y el uso de los dispositivos personales en el trabajo, que definen el estilo de vida de los nativos digitales. Esto significa que los días de los CIOs donde sus funciones principales se centraban en mantener la red y los equipos están desapareciendo rápidamente.
Gartner predice que para el año 2017, se le pedirá a cerca de la mitad de todos los empleados suministrar sus propios dispositivos para el trabajo. Y en esta era del robo de datos e información, los CIOs necesitan una arquitectura global que pueda integrar de manera efectiva y segura todos los dispositivos personales dentro de las empresas de TI.

5. Seguridad Cognitiva: La capacidad de los ciberdelincuentes para encontrar y aprovechar brechas de seguridad, evadir detecciones y ocultar actividades maliciosas se han vuelto cada vez más sofisticadas. Para 2017, la tendencia se centra en la seguridad cognitiva que se enfoca en descubrir patrones de ataques encubiertos y ocultos que de otra forma pasarían desapercibidos.
El objetivo se centra en mejorar las capacidades de los analistas en seguridad utilizando sistemas cognitivos que automaticen la búsqueda de conexiones entre los datos, las amenazas emergentes y las distintas estrategias de protección.

Ricoh aconseja a los directores de TI adoptar un enfoque proactivo e integral para la seguridad de la información de la empresa, incluyendo avanzadas herramientas de inteligencia de detección de amenazas no solo para los dispositivos y las redes, en las cuáles se engloba el mayor gasto en seguridad actualmente, sino que también se tiene que poner foco en los procesos de información asociada al producto y/o servicio de la organización, los cuales agregan valor y logran la diferenciación en el mercado.
En concreto, un sistema de seguridad con cualquier punto débil o desprotegido deja de ser seguro y se convierte en un sistema vulnerable y la vulnerabilidad es un riesgo para el negocio de forma holística y para su continuidad.


Hace poco informamos en un blog de que hace unas semanas se produjo un ataque de ciberseguridad de tipo Ransomware denominado WannaCry en la que se vieron afectadas miles de empresas por todo el mundo. Desde Sercopi queremos informar a todos nuestros clientes de que pueden estar tranquilos respecto a sus equipos Ricoh. En Ricoh se revisan constantemente todas las vulnerabilidades publicadas por CERT u otras organizaciones para así tener todos nuestros equipos actualizados y libres de ataques.

Otro aspecto importante de nuestros equipos Ricoh es la seguridad del Smart Operation Panel. Ricoh utiliza para los paneles de sus equipos su propio sistema operativo basado en Android. ¿Qué significa esto? Esto quiere decir que solamente es posible instalar aplicaciones en el panel a partir de la firma única de Ricoh, lo que hace que sea casi imposible entrar en nuestros equipos. Además, el Smart Operation Panel cuenta con medidas que nos protegen de las amenazas de seguridad como el acceso interno a la unidad principal solamente a través del panel o la capacidad del administrador de poder limitar las funciones del navegador e incluso desactivarlas.

Por tanto, todos nuestros clientes pueden estar seguros de que toda la información de sus equipos de impresoras va a estar totalmente protegida contra amenazas externas.