En el día a día de una empresa las necesidades, los requisitos y los flujos de trabajo varían de un mes a otro, con lo que llevar una gestión de las impresoras y el volumen de sus impresiones es primordial para reducir costes y ayudar al medio ambiente reduciendo el número de impresiones y, por consiguiente, el mantenimiento de las impresoras.
¿Qué es PaperCut?
PaperCut es un sistema integral de administración de impresión, diseñado para monitorear los recursos y los flujos de las diferentes impresoras que hay en la empresa. Con esta herramienta podemos acceder de forma segura desde cualquier lugar de la red a través de un navegador web y administrar los diferentes dispositivos.
¿Qué entorno puede implementar esta herramienta?
Esta herramienta se puede utilizar en una gran variedad de entornos, desde organizaciones pequeñas que realizan un seguimiento de la impresión para 3 o 4 impresoras y menos de 50 usuarios hasta entornos con grandes flotas de impresoras como las universidades, ya que admite más de 100.000 usuarios.
La herramienta es escalable y se puede adaptar a las necesidades de cada entidad, desde lo más sencillo donde se monitorea el flujo de impresión y se saca informes con información básica, hasta configuraciones con funciones que incluyen filtros de bloqueo, secuencias de comandos, control a través de API y todo esto ajustable fácil y rápidamente.
¿Qué características puede incluir esta herramienta?
- Asignación de cuotas o asignaciones en las impresiones.
- Monitorización silenciosa de la actividad.
- Monitorización visible y seguimiento del gasto por área de trabajo, departamento o proyecto.
- Combinación de todo lo anterior para adaptar la solución a perfiles de usuario o grupos de trabajo.
- Registro detallado e informes.
- Avisos de alerta de errores de la impresora y nivel bajo de tóner.
Los beneficios que aporta PaperCut NG o MF son:
- Se transfiere la responsabilidad al usuario mediante el seguimiento individual de la actividad.
- Aumenta la conciencia ambiental del usuario por al poder comprobar el impacto por el uso de la impresora.
- Reducción general de las impresiones por el filtrado de trabajos, la asignación de cuotas flexibles o la recuperación de costes.
- Aumento de la eficiencia al permitir al administrador la creación de reglas y que el flujo de impresión se dirige a otros equipos con menos carga de trabajo, ya que, permite la impresión Find-Me, donde el usuario puede recoger el trabajo donde se identifique.
- Protege la propiedad intelectual y cumple con los requerimientos de las auditorías.
Ya sea una PYME con 3 o 4 impresoras o una organización con un número elevado de usuarios, PaperCut es una herramienta imprescindible y le permite rastrear toda la actividad de impresión por usuario, aplicar cuotas por grupos de trabajo, asignación de costes por impresora y así poder cobrar diferentes cantidades según el tipo de documento (color, escala de grises, A4, A3, impresión a doble cara).
Este sistema se puede implementar en todos los entornos porque es admitido por todos los fabricantes de Hardware y soporta todas las plataformas como Linux, Unix, Windows, Mac, servidores y soporte multiplataforma. Permite al usuario final por medio del portal Web rastrear su uso y cargar documentos desde ordenadores portátiles o dispositivos móviles.
En definitiva, una herramienta completa que le brindará una mayor seguridad, control de coste, con una configuración rápida y un uso sencillo.