Equipos de impresión para empresas

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¿Cuál es la mejor impresora láser para mi empresa? ¿Necesito una impresora multifunción? ¿Qué aspectos hay que tener en cuenta a la hora de seleccionarla y comprarla? 

A la hora de adquirir un equipo de impresión nos pueden surgir numerosas dudas, dada la gran oferta disponible en el sector y la variedad de tecnologías existentes.

Lo primero que tenemos que tener claro antes de elegir una impresora es el uso que queremos que se haga de la máquina, así como la cantidad de copias que necesitaremos.

Te vamos a indicar los puntos más importantes que debes tener en cuenta a la hora de comprar la impresora que necesita tu negocio.

  • ¿Qué volumen de impresión necesito?
  • ¿Necesitas que la velocidad de impresión sea rápida?
  • ¿Cada trabajador imprime desde su ordenador de sobremesa, o utilizáis dispositivos móviles?
  • ¿Color o blanco y negro?
  • ¿Es precisa una calidad de impresión determinada?
  • ¿Necesito escanear, fotocopiar o enviar fax?
  • ¿Qué importancia le doy al medio ambiente?
  • ¿Trabajáis con documentos confidenciales?

Estos factores nos ayudarán a tomar una decisión adecuada.

Es importante también conocer dónde vamos a instalarla. No es lo mismo si es para el departamento de administración que para el departamento de diseño…cada impresora puede tener sus funcionalidades y características.

¿La impresora la utilizaremos únicamente para imprimir? Si necesitamos de otras funciones como escanear, enviar fax, hacer fotocopias…entonces tendremos claro que necesitamos una impresora multifunción.

Las impresores multifuncionales Ricoh en color y en blanco y negro son rápidas, sencillas y asequibles, diseñadas para adaptarse a varios entornos de oficina y de producción. Son dispositivos de impresión, copia, escáner y fax para oficina líderes en el sector y ofrecen múltiples soluciones para empresas. Ricoh ofrece tecnología innovadora y energéticamente eficiente para cubrir las necesidades empresariales con productos robustos para el uso diario y equipos especializados para realizar tareas específicas.

Si todavía no lo tienes claro, y necesitas asesoramiento profesional para elegir tus equipos de impresión, contacta con Sercopi Levante.

Ricoh España firma su mayor contrato internacional con NH Hotel Group

Pantalla interactiva Ricoh en el Hotel NH

Ricoh ha firmado con NH Hotel Group la adjudicación de un proyecto internacional que supone la mayor operación que Ricoh España ha firmado con una multinacional del sector hotelero hasta el momento.

El proyecto incluye, por una parte, el cambio de los equipos de impresión y multifunción y la infraestructura de TI, junto con la instalación del software necesario, para las oficinas centrales y todos los hoteles del Grupo en España y a nivel internacional en la zona EMEA. Además, contempla la implantación de soluciones de colaboración empresarial, como la reserva de salas y las pantallas interactivas, en las oficinas centrales de la compañía en España.

De esta manera, la cadena hotelera NH Hotel Group potencia su transformación digital y adopta soluciones que implican nuevas formas de trabajo, con el objetivo de mejorar la experiencia de sus empleados, así como la agilidad y la productividad de la organización.

El proyecto empezó en España en diciembre de 2017, donde ya se han instalado más de 300 equipos, y actualmente se está extendiendo a los hoteles de NH Hotel Group en el resto de Europa en países como Alemania, Países Bajos e Italia.

En total, el acuerdo prevé la instalación en España de 800 equipos multifuncionales y de impresión y de 1.000 más en la zona EMEA. A lo largo de 2018 y 2019 se completará la instalación, que abarca las oficinas centrales y los hoteles de todo el territorio.

Otro de los proyectos incluidos en este acuerdo es la implantación, ya finalizada, de una solución para la gestión de reserva de salas, tanto el software como la instalación de pantallas de reserva en la puerta de 14 salas de reuniones, ubicadas en las oficinas centrales del grupo hotelero en Madrid. Esta herramienta aporta a NH Hotel Group información sobre cómo se están utilizando las salas de reuniones y sus recursos asociados, los perfiles de ocupación y usuarios. Además, la solución de reserva de salas mejora la experiencia de los empleados, ayudándolos a saber cuándo están libres estos espacios, por cuánto tiempo y de qué recursos disponen.

Además, Ricoh ha instalado una pantalla interactiva en la sede de la Compañía, con sistema de videoconferencia embebido y software Quick Launch de uso intuitivo y sencillo, al alcance de cualquier usuario. Esta tecnología permite a los empleados de la cadena hotelera realizar videoconferencias con solo con apretar un botón, ayudando así a comunicar a los equipos de trabajo, sin necesidad de desplazamientos, favoreciendo la sostenibilidad y el ahorro de tiempo y costes. Otros beneficios de esta tecnología son la integración con cualquier sistema y el impulso de la movilidad, gracias a la conexión con la nube, y del trabajo en equipo y la creatividad permitiendo, por ejemplo, compartir, dibujar y anotar ideas. Además, las pantallas interactivas mejoran la retención del conocimiento gracias a su capacidad para capturar información. Todo ello mejora la experiencia de usuario y la productividad de la organización.

Además de la instalación de los equipos necesarios, el acuerdo firmado entre NH Hotel Group y Ricoh incluye los servicios de mantenimiento 24 x 7 necesarios, con Help Desk, tanto de los equipos como de sus servidores. También incluye la implementación de servicios de mensajería global para los equipos (GMS), y la monitorización y control del parque tecnológico de forma remota, entre otros.

LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN EN LOS EQUIPOS MULTIFUNCIÓN

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Sólo una minoría de las empresas está tomando medidas para proteger su información confidencial. Las empresas que no cuentan con políticas de seguridad se exponen a riesgos considerables.

Tanto si la amenaza es intencionada como accidental, cuando la información empresarial de carácter confidencial cae en las manos equivocadas, las consecuencias pueden tener una gran trascendencia y provocar un daño sustancial a la empresa.

La aplicación de medidas de seguridad permite a las empresas controlar sus equipos de oficina y protegerse frente a pérdidas o filtraciones de la información. En el mercado existen distintas soluciones de seguridad que permiten llevar un control correcto de documentos y cubrir sus necesidades de seguridad documental.

Tal es el caso de los servicios de gestión de documentos. También existen aplicaciones más específicas, como la autenticación del usuario, el bloqueo de la impresión y la gestión inteligente de cuentas.

Las soluciones de Ricoh ofrecen una variedad de herramientas importantes para que las empresas las integren en sus propios sistemas de gestión de seguridad de la información.

Restricción del acceso a los dispositivos

Uno de los principales riesgos de seguridad es permitir que los empleados tengan acceso ilimitado a las áreas de trabajo y los equipos.

Los equipos multifunción pueden ser objeto de un uso indebido para realizar exportaciones o copias no autorizadas de datos confidenciales, salvo que se habiliten medidas de seguridad. Dichas medidas pueden obligar a los usuarios a autenticarse a través de una tarjeta de seguridad o contraseña antes de que el equipo multifunción se active para que pueda utilizarse.

También restringir las funcionalidades permitidas a cada usuario según sus necesidades profesionales y el cargo que ocupen, por ejemplo, para ejercer mayor control sobre los servicios de escaneado, fax y correo electrónico.

Entrega segura de documentos

Un problema común en muchas empresas es la existencia de documentos que se envían a la impresora y luego no son recogidos por quienes los enviaron.

Existe la posibilidad de que los documentos confidenciales se almacenen en el dispositivo y se impriman y recojan cuando los imprima un usuario autorizado.

Asimismo, los equipos de impresión pueden integrar una serie de pasos sencillos para identificar al propietario del documento, ya sea mediante un código personal o con una tarjeta magnética.

Los archivos de impresión no recogidos se pueden eliminar automáticamente del servidor una vez transcurrido un tiempo determinado. También se pueden aplicar otras medidas para garantizar la seguridad del documento en su recorrido por la red hasta la impresora.

La sobreescritura de datos también eliminará automáticamente todos los datos temporales que estén almacenados en el disco duro de los equipos multifunción.

Consejos para sacar el máximo provecho de las impresoras multifunción

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Desde Sercopi os desvelamos las cinco claves a tener muy en cuenta para sacar el máximo partido a los equipos multifunción, especialmente entre las pymes.

Utilizar el dispositivo correcto para reducir los costes globales.Los equipos multifunción suponen alrededor del 15% de los gastos totales de la empresa, por lo que será crucial elegir el que mejor se adecúe a las necesidades de cada organización.
Beneficiarse de las aplicaciones. La gran cantidad de aplicaciones que hoy en día acompañan a los equipos multifunción pueden contribuir en gran medida a mejorar la productividad, reducir costes y mejorar los flujos de trabajo.
Aprovechar los servicios de impresión gestionados. Cada vez son más las organizaciones que apuestan por contratar los servicios de impresión gestionados por un proveedor. Ahorro de costes, optimización del gasto, ahorro de tiempo para los responsables de TI y, en muchos casos, un mejor control del gasto y una optimización de su seguridad son las grandes ventajas.
Aumentar el crecimiento y la productividad. Escanear documentos y enviarlos al correo electrónico, imprimir documentos desde dispositivos móviles sin necesidad de contar con una conexión a Internet…Estudiar las necesidades concretas que tiene la organización y elegir aquella solución que nos permita, no solo solventar las actuales necesidades sino implementar procesos de flujo de trabajo con otros dispositivos, también nos permitirá hacer una inversión con éxito.
Asociarse con proveedores que entiendan las necesidades de cada empresa. Asociarse con un proveedor que conozca bien las necesidades de cada negocio y esté preparado para crecer con él, es un aspecto clave que toda empresa que tenga miras de futuro deberá tener en cuenta a la hora de invertir en equipos multifunción.