El control de facturas es una tarea imprescindible para encauzar por buen camino la viabilidad de la empresa y la tesorería de la misma, manteniendo un exhaustivo seguimiento a las emitidas y a las pagadas. Pero hay muchas cuestiones al respecto que nos pueden ser de gran utilizar a la hora de optimizar el control de facturas.
En cuestiones de contabilidad, el control de facturas siempre ha sido el mayor quebradero de cabeza, especialmente por los procesos administrativos que implica. No obstante, es más que evidente su relevancia hoy en día, cuando el volumen de datos y de documentos se incrementa cada vez más exponencialmente.
No se trata simplemente de emitir facturas o recibirlas, sino más bien de seguir un control riguroso aplicando algunos principios que nos llevarán a evitar pérdidas, impagos, vencimientos y errores. En definitiva, las complicaciones que tantas veces han causado problemas más serios en innumerables empresas. En este sentido, hay una serie de programas y plataformas que nos facilitan enormemente esta tarea, respondiendo con gran eficiencia a nuestras necesidades para evitar dichas complicaciones.
Además, hay que tener en cuenta lo que determina la legislación española respecto a las obligaciones de facturación, atendiendo concretamente a la ley que regula el IVA (Impuesto del Valor Añadido). Entre lo que establece de obligatoriedad la Agencia Tributaria, os citamos lo siguiente:
- La obligación de facturar de todos los empresarios y profesionales, recogida en el artículo 29.2.e, de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, en el artículo 164 de la ley del Impuesto sobre el Valor Añadido y en BOE de 01.12.2012.
- El deber de conservar las facturas, documentos y justificantes relacionados con sus obligaciones tributarias durante el plazo de prescripción del impuesto.
- Seguir las recomendaciones para la numeración de facturas.
- Seguir los plazos de expedición y envíos de facturas, así como a las formas de remisión.
- Ajustarse a los requisitos de la factura electrónica.
¿Cómo hacerlo de la mejor forma posible?
Consejos para un óptimo control de facturas: Incrementa la tranquilidad en tu empresa
En cualquier caso, estas son las recomendaciones para llevar un mejor control de las facturas en la empresa.
- Fijar un periodo de tiempo en la agenda para dedicarnos exclusivamente a la facturación: realización y envío de las mismas. Por ejemplo, entre el día 25 y 30 de cada mes, o entre el 1 y el 5. De este modo, podremos agilizar el proceso e evitar que no se quede ninguna sin enviar.
- Revisa todo el contenido de las facturas para comprobar que no haya errores. De ser así y que el que la recibe tampoco se percate, deberás emitir una factura rectificativa.
- Actualizar siempre el libro de registro de facturas, incluyendo en él toda la documentación necesaria: recordatorios de facturas sin emitir, pagos pendientes, facturas recibidas, copias o matrices de las expedidas, documentos acreditativos del pago de impuestos, justificantes contables de otros empresarios.
- Emplea el software de facturación que mejor pueda ayudarte. Hay muchas plataformas de facturación online, pero no todos son fiables ni pueden ajustarse a tus necesidades específicas. Cuenta con un soporte profesional que te aporte la mayor seguridad para tu empresa.
En Sercopi disponemos de soluciones y software para ello con los que podrás manejar toda la información y los datos para completar tus facturas con gran eficiencia.