Actualmente las empresas reciben diariamente miles de documentos con distinto carácter: contratos, facturas, albaranes, notas de gastos, nominas, recibos, registros, etc. Tal es así que si no empleamos la tecnología adecuada puede volverse una auténtica locura el momento en el que queremos recuperar alguno de estos documentos meses después de haberlos recibido. ¿Cómo ahorrar tiempo, dinero y recursos en la gestión documental y organización de archivos?
Un software de gestión documental (SGD) es la manera en la que una empresa gestiona la organización de sus archivos digitales mediante un sistema informático y de software a la vez que se emplea un escáner de documentos. Se trata, por tanto, de un auto archivado digital que agiliza los flujos de trabajo en pequeñas, medianas y grandes empresas.
Esta tecnología de gestión documental forma parte de la automatización de procesos que hoy en día demandan más que ninguna otra las empresas que precisan de un gran archivado y transferencia de documentos, ya sea en soporte papel o electrónico. Por ejemplo, un hospital, una facultad o una asesoría fiscal y contable necesitan manejar un grueso volumen de datos y poder tener a disposición del usuario determinados documentos.
¿Cómo funciona el auto archivado digital?
Gracias a un sistema de software de gestión documental podemos registrar, archivar y rastrear o capturar todos los documentos electrónicos de la empresa automáticamente, de una forma mucho más rápida y eficaz.
Esto es todo lo que nos permite un buen GPD en nuestra empresa:
- Digitalizar documentos en papel directamente desde los equipos multifunción (impresoras y escáneres) conectado con el sistema.
- Captura automática de documentos: Seleccionamos dónde queremos almacenar el documento en el equipo y procedemos al envío del mismo a la aplicación o dispositivo que nos interese.
- Archivado de documentos electrónicos (por lotes o documento a documento) a través de un sistema con metadatos, es decir, etiquetas que nos facilitan la búsqueda.
- Búsqueda y recuperación de documentos a través del sistema con metadatos o por palabra contenida permitiendo, así, una fácil localización de nuestros documentos.
- Gestión de documentos almacenados desde el propio software para realizar tareas tales como cumplir con la digitalización certificada de facturas, gestionar la firma biométrica, trabajar con distintas versiones de los documentos, emplear la tecnología workflow, gestionar avisos y alertas…
Software de gestión documental, más que ventajas para la automatización de procesos
De esta forma, contando en nuestra empresa con un SGD eficaz y optimizado podemos disfrutar de numerosas ventajas por las cuales merece la pena invertir en él.
- La organización de archivos mediante un gestor documental puede evitar multas por pérdida de documentación.
- Podemos llevar a cabo los procesos de negocio de la empresa de una forma mucho más rápida y eficiente: Todos los documentos de la empresa están integrados en un único sistema, permitiendo la colaboración entre los distintos órganos de la compañía.
- Garantizamos el control de accesos y la seguridad en el tratamiento de la información de los documentos.
- Nos aseguramos del cumplimiento de la legislación vigente al respecto, como es el caso de la Ley 11/2007, de 22 de junio, que determina la digitalización certificada de documentos administrativos.
Para conocer más sobre este tema, cóntactanos y te asesoramos.