Te proponemos una solución que organiza la entrega y la captura segura de documentos electrónicos, papel, y datos en aplicaciones empresariales a partir de múltiples puntos de captura. Hablamos de AutoStore, un producto adecuado para empresas de cualquier tamaño que deseen eliminar los errores que se producen en la gestión manual de documentación.

Ya sea que esté gestionando facturas, reclamaciones, aplicaciones o formularios de solicitud, AutoStore es capaz de automatizar sus procesos comerciales de gestión de documentos y le permite mejorar la eficacia, reducir costes y cumplir adecuadamente con las leyes y regulaciones aplicables.

Este software de digitalización de documentos aumenta la eficacia en todos los departamentos, empresas y organizaciones que tienen que hacer frente sistemáticamente a grandes volúmenes de documentos.

¿Cómo funciona?

  1. Captura. Recoge información de diferentes periféricos multifunción, correo electrónico, servidores de fax, carpetas compartidas/públicas, sitios FTP, aplicaciones de Microsoft Office, ordenadores de sobremesa, flujos de datos tipo XML y otras fuentes.
  2. Procesa. Una vez captura los documentos, los procesa de forma automática: conversión de los documentos en PDF, retoques de imágenes, los formularios se convierten en información electrónica utilizable, los códigos de barras son leídos, etc.
  3. Entrega.  AutoStore se encarga de hacer llegar al instante los documentos precisos a la ubicación deseada: sitios FTP, PC, e-mail, carpetas de red o la aplicación de Microsoft SharePoint, etc.

Puede parecer complicado, pero lo único que tiene que hacer el usuario es conectarse y pulsar un botón. El proceso se inicia de forma inmediata, garantizando que la información fluya hacia donde se desea de forma rápida y precisa. Únicamente requiere una formación mínima para el usuario final.

Beneficios

  • Aumento de la productividad.
  • Reducción de costes.
  • Control de documentos.
  • Incremento de la seguridad documental. AutoStore cuenta con una serie de funciones de seguridad que le permiten controlar y revisar la información que entra o sale de su empresa, y también le permite utilizar sitios FTP seguros.
  • Así mismo, con AutoStore se evita el fallo humano.



Actualmente las empresas reciben diariamente miles de documentos con distinto carácter: contratos, facturas, albaranes, notas de gastos, nominas, recibos, registros, etc. Tal es así que si no empleamos la tecnología adecuada puede volverse una auténtica locura el momento en el que queremos recuperar alguno de estos documentos meses después de haberlos recibido. ¿Cómo ahorrar tiempo, dinero y recursos en la gestión documental y organización de archivos? Continue reading →


¿Cuántas veces se ha preguntado si en su sector se hace necesario tener un sistema de gestión documental?

Tener un software de gestión documental es útil para la mayoría de las empresas, en concreto está especialmente indicado para aquellos sectores que generan mucha documentación o que bien consultan dicha información de forma recurrente como parte de su trabajo diario.

Si hay algo que consigue la gestión documental, es la eliminación de tareas manuales no productivas permitiendo a los profesionales dedicarse a actividades que realmente generen valor a la empresa.

Cada sector de ocupación trabaja con una serie de características esenciales que son, en muchos casos, propias y exclusivas de cada una de las industrias.

A la hora de adquirir un sistema de gestión documental, lo ideal es que esté diseñado para cubrir las necesidades concretas del sector en el que se va a utilizar.

  • Sector educativo: Ven su mayor inversión de esfuerzo, tiempo y recursos en la gestión completa de la documentación del alumno, siendo necesario guardar y archivar todos los documentos relacionados. Un buen sistema de gestión documental reducirá costes administrativos y dará a los centros educativos la capacidad de prestar servicios de forma más eficiente. Así pueden centrarse en su principal misión: servir a los estudiantes y proporcionarles una educación de calidad.
  • Sector sanitario: Es el sector que podríamos decir, mueve más documentación al cabo del día. A esto hay que añadir unas estrictas normas de protección de datos y seguridad en el tratamiento y archivado de su documentación.
  • Sector jurídico: Podemos decir que este sector genera y maneja documentación de manera intensiva y por encima de todo, la custodian con ahínco. Es muy importante la creación de copias documentales seguras, compatibles y que se pueden firmar digitalmente o marcar. Todo siguiendo los protocolos y normas vigentes

La adquisición de un sistema que cumpla con todos los requisitos de su industria rentabilizará el esfuerzo de la compañía de forma considerable, no sólo en lo que a dinero se refiere, sino también en tiempo y eficacia.

Desde Sercopi Levante le podemos asesorar en la implementación de un sistema de gestión documental, dando prioridad a sus necesidades.


Facturas, contratos, pedidos, albaranes… Generan un volumen de documentos muy alto y difícil de gestionar, que supone un alto coste para empresa. No pasar documentos físicos a formato digital puede suponer para la empresa una pérdida de tiempo y de dinero.

Por eso, es importante gestionar de forma eficiente toda esa información para tenerla disponible y localizable en cualquier momento.

La transformación digital ha dejado de ser ya una opción para convertirse en imprescindible para las empresas, que están asumiendo progresivamente qué para mayor productividad, hay que trabajar de forma más inteligente. Actualmente, más del más del 70% de las pymes de nuestro país están ya inmersas en un proceso de transformación digital.

Cada vez gestionamos más información y necesitamos acceder a ella en cualquier momento y lugar, y hacerlo de forma inmediata. Esta situación ha influido de forma muy importante en la gestión documental. La gestión documental se puede definir como la forma en la que una empresa u organismo almacena, administra y rastrea documentos electrónicos. Las organizaciones que implantan soluciones de gestión documental y estrategias para automatizar procesos son las más preparadas.

Además, según los expertos, es necesario tener en cuenta la transformación digital asociada a la gestión documental a través del uso de dispositivos móviles. Muchas empresas hacen ya todo online, el número de dispositivos móviles que se conecta a internet crece cada día y el universo digital crece un 40% al año.

Es evidente que la gestión documental se está transformando para adaptarse a las necesidades actuales, de forma que solo las empresas que adopten políticas, procesos y tecnologías adecuadas podrán aprovechar los cambios.

¿Te enfrentas al reto de iniciar la transformación digital de tu empresa?

En Sercopi Levante ayudamos a adaptarse al nuevo entorno de transformación digital.