Una buena gestión del tiempo siempre viene acompañada de enormes beneficios en nuestro trabajo. En todos los casos equivale al incremento de la productividad y, por tanto, de la rentabilidad que obtenemos en la propia empresa. Sin embargo, en muchas ocasiones esa meta es difícil de alcanzar, lo cual genera frustración al no poder lograr nuestros objetivos. ¿Cómo nos puede ayudar la gestión documental en estos casos? Continue reading →


Te proponemos una solución que organiza la entrega y la captura segura de documentos electrónicos, papel, y datos en aplicaciones empresariales a partir de múltiples puntos de captura. Hablamos de AutoStore, un producto adecuado para empresas de cualquier tamaño que deseen eliminar los errores que se producen en la gestión manual de documentación.

Ya sea que esté gestionando facturas, reclamaciones, aplicaciones o formularios de solicitud, AutoStore es capaz de automatizar sus procesos comerciales de gestión de documentos y le permite mejorar la eficacia, reducir costes y cumplir adecuadamente con las leyes y regulaciones aplicables.

Este software de digitalización de documentos aumenta la eficacia en todos los departamentos, empresas y organizaciones que tienen que hacer frente sistemáticamente a grandes volúmenes de documentos.

¿Cómo funciona?

  1. Captura. Recoge información de diferentes periféricos multifunción, correo electrónico, servidores de fax, carpetas compartidas/públicas, sitios FTP, aplicaciones de Microsoft Office, ordenadores de sobremesa, flujos de datos tipo XML y otras fuentes.
  2. Procesa. Una vez captura los documentos, los procesa de forma automática: conversión de los documentos en PDF, retoques de imágenes, los formularios se convierten en información electrónica utilizable, los códigos de barras son leídos, etc.
  3. Entrega.  AutoStore se encarga de hacer llegar al instante los documentos precisos a la ubicación deseada: sitios FTP, PC, e-mail, carpetas de red o la aplicación de Microsoft SharePoint, etc.

Puede parecer complicado, pero lo único que tiene que hacer el usuario es conectarse y pulsar un botón. El proceso se inicia de forma inmediata, garantizando que la información fluya hacia donde se desea de forma rápida y precisa. Únicamente requiere una formación mínima para el usuario final.

Beneficios

  • Aumento de la productividad.
  • Reducción de costes.
  • Control de documentos.
  • Incremento de la seguridad documental. AutoStore cuenta con una serie de funciones de seguridad que le permiten controlar y revisar la información que entra o sale de su empresa, y también le permite utilizar sitios FTP seguros.
  • Así mismo, con AutoStore se evita el fallo humano.



Actualmente las empresas reciben diariamente miles de documentos con distinto carácter: contratos, facturas, albaranes, notas de gastos, nominas, recibos, registros, etc. Tal es así que si no empleamos la tecnología adecuada puede volverse una auténtica locura el momento en el que queremos recuperar alguno de estos documentos meses después de haberlos recibido. ¿Cómo ahorrar tiempo, dinero y recursos en la gestión documental y organización de archivos? Continue reading →


Desde Sercopi Levante queremos ayudar a tu negocio con las mejores soluciones de gestión documental. Es por ello que recomendamos Contract Management de Ricoh. Simplifica y agiliza las búsquedas, así como la recuperación de documentos.

La solución de gestión de contratos de Ricoh, crea un archivo electrónico centralizado seguro y fácil de gestionar que proporciona acceso en tiempo real a documentación actualizada.

La centralización del almacenamiento de contratos le permite disfrutar de mayores niveles de control sobre esta documentación vital. Los contratos se encuentran y gestionan con toda facilidad, y la seguridad de los documentos aumenta.

Permite capturar documentos en archivos indexados y almacenarlos en carpetas seguras a las que pueden acceder los usuarios autorizados. Encontrar los contactos y los acuerdos de nivel de servicio resulta fácil y rápido, y ya no se corre el riesgo de perderlos o de archivarlos incorrectamente.

Ventajas de Contract Management

  • Acceso sencillo a información confidencial.
    Los documentos impresos se convierten y se indexan con facilidad para poder buscarlos rápidamente
  • Seguridad
    El acceso al sistema basado en roles permite gestionar con facilidad que usuarios pueden acceder a los documentos
  • El registro de usuarios y las pistas de auditoría mantienen un seguimiento de las visitas de los usuarios y facilitan el cumplimiento normativo
  • La realización de copias de seguridad regulares protege la continuidad del negocio e impide las pérdidas de información
  • Mayor eficiencia
    El flujo de trabajo digital facilita la precisión y reduce la posibilidad de que los contratos se pierdan o se archiven incorrectamente
  • La funcionalidad de reconocimiento óptico de caracteres digitaliza el texto con rapidez y precisión
    El almacenamiento electrónico centralizado proporciona un acceso eficiente a los documentos
  • Los servicios de registro de entrada y salida garantizan el control de las versiones de los documentos para que siempre disponga de acceso a la información más reciente

¿Cuántas veces se ha preguntado si en su sector se hace necesario tener un sistema de gestión documental?

Tener un software de gestión documental es útil para la mayoría de las empresas, en concreto está especialmente indicado para aquellos sectores que generan mucha documentación o que bien consultan dicha información de forma recurrente como parte de su trabajo diario.

Si hay algo que consigue la gestión documental, es la eliminación de tareas manuales no productivas permitiendo a los profesionales dedicarse a actividades que realmente generen valor a la empresa.

Cada sector de ocupación trabaja con una serie de características esenciales que son, en muchos casos, propias y exclusivas de cada una de las industrias.

A la hora de adquirir un sistema de gestión documental, lo ideal es que esté diseñado para cubrir las necesidades concretas del sector en el que se va a utilizar.

  • Sector educativo: Ven su mayor inversión de esfuerzo, tiempo y recursos en la gestión completa de la documentación del alumno, siendo necesario guardar y archivar todos los documentos relacionados. Un buen sistema de gestión documental reducirá costes administrativos y dará a los centros educativos la capacidad de prestar servicios de forma más eficiente. Así pueden centrarse en su principal misión: servir a los estudiantes y proporcionarles una educación de calidad.
  • Sector sanitario: Es el sector que podríamos decir, mueve más documentación al cabo del día. A esto hay que añadir unas estrictas normas de protección de datos y seguridad en el tratamiento y archivado de su documentación.
  • Sector jurídico: Podemos decir que este sector genera y maneja documentación de manera intensiva y por encima de todo, la custodian con ahínco. Es muy importante la creación de copias documentales seguras, compatibles y que se pueden firmar digitalmente o marcar. Todo siguiendo los protocolos y normas vigentes

La adquisición de un sistema que cumpla con todos los requisitos de su industria rentabilizará el esfuerzo de la compañía de forma considerable, no sólo en lo que a dinero se refiere, sino también en tiempo y eficacia.

Desde Sercopi Levante le podemos asesorar en la implementación de un sistema de gestión documental, dando prioridad a sus necesidades.


La Smart Operation Panel, cuenta con gran variedad de aplicaciones, las cuales se añaden nuevas aplicaciones continuamente. Las aplicaciones básicas, como ID Card Copy & Scan y Ayudante de conferencias, se complementan con aplicaciones desarrolladas local o regionalmente. Desde el sitio también puede descargarse el firmware más reciente, necesario para utilizar las aplicaciones.
El Application Site puede verse desde el Smart Operation Panel de un dispositivo multifunción de Ricoh o visitando https://download.mlp.ricoh.com/appmarket/?region=EU&header=show.
Se clasifican en 4 tipos distintos de aplicaciones, dependiendo de para qué función están destinadas.

Aplicaciones de escaneo

  • Scan to Me: Escanee documentos directamente al e-mail. Permite a los usuarios, con un solo clic, escanear documentos directamente a una dirección de e-mail asociada con sus datos de inicio de sesión.
  • Asistente Escaneo a Carpeta: Asistente de configuración de Escaneo a carpeta. Ayuda al usuario a configurar una única carpeta en la que puede guardar documentos escaneados para acceder posteriormente a ellos de forma rápida y cómoda.
  • Scan to SharePoint: Escanee documentos directamente a un servidor SharePoint. Permite a los usuarios seleccionar una carpeta de SharePoint como destino de escaneo. Los usuarios con privilegios pueden añadir/eliminar/editar destinos del servidor SharePoint.
  • Easy Scan Size Match: Escanee originales de distintos tamaños al mismo formato de página. Permite a los usuarios utilizar más fácilmente la función Scan Size del escáner. Los usuarios pueden escanear originales de distintos tamaños e indicar que se guarden con el tamaño original o con el mismo tamaño que la página.
  • ID Card Scan & Copy: Escanee ambas caras de una tarjeta de identificación a una página. Las dos caras de la tarjeta pueden escanearse y almacenarse como una sola página. Los datos escaneados pueden enviarse a una carpeta o dirección de e-mail especificas, o pueden imprimirse.

Aplicaciones de copia

  • Easy Book Copy: Mejora la calidad de las copias de libros. Los usuarios pueden hacer copias de gran calidad de documentos encuadernados con el alimentador de documentos abierto. El asistente ayuda al usuario a buscar ajustes que eliminan las sombras del lomo y el corte.
  • Easy Copy Size Match: Copie originales de distintos tamaños en el mismo formato de página.
  • Copia Tarjeta ID: Copie ambas caras de una tarjeta de identificación en una sola hoja. El asistente guía a los usuarios por todos los pasos del proceso, facilitando la copia del anverso y el reverso de una tarjeta de identificación en una sola hoja de papel.
  • Ayudante de Conferencias: Cree Folletos y revistas con un acabado perfecto. Las instrucciones en pantalla, fáciles de seguir, guían a los usuarios en el proceso de crear copias de documentos importantes con una presentación profesional. Incluye orientación, color, sellos y acabado.

Aplicaciones de impresión

  • Shared Folder Print: Imprima archivos de carpetas compartidas directamente desde la impresora multifunción. Obtenga vistas previas de archivos PDF, Compact PDF y JPEG almacenados en una carpeta compartida e imprímalos desde el Smart Operation Panel.

Aplicaciones generales

  • Recall Job Settings: Recupera ajustes de trabajos anteriores. Recupere rápidamente ajustes de trabajos anteriores de copia, escaneo y fax y aplíquelos a nuevos documentos.

El beneficio más lógico de implementar la factura electrónica para cualquier empresa es el ahorro de costes, tanto en el papel que se deja de imprimir, como en toda la cadena logística: tiempo de entregas, gasolina, salario de los mensajeros, etc. Se estima que al implementar la factura electrónica, los costos operativos se pueden reducir hasta en un 90%, sin contar el beneficio para el medio ambiente.

Beneficios destacados:

  • Disminuye el tiempo de tramitación
  • Almacén de facturas online. Reduce el espacio
  • Utilización rápida, útil y fácil de las facturas almacenadas
  • Uso compartido con otras herramientas de gestión de gastos de las empresas
  • Información en tiempo real
  • Automatización en procesos de contabilidad
  • Reducción del tiempo de creación de facturas
  • Evitar supuestos fraudes

Mediante las facturas electrónicas garantizas autenticidad e integridad del contenido de la factura, a tus clientes.

Estas son algunas de las principales características:

  • Facturas automatizadas
  • Mayor eficiencia
  • Sello y firma electrónicos
  • Facturas convertidas en PDF
  • Seguridad de envío
  • Fácil de interpretar, procesamiento de fallos
  • Ahorro económico
  • Registro contable
  • Elimina espacios de almacenamiento
  • Control tributario, brindar a las empresas un control del cumplimiento de las normativas tributarias.
  • Seguridad en transacciones comerciales

Muchas empresas apuestan por la transformación digital en sus centros de trabajo, facilitando los sistemas de pago y cobro. Para realizar el envío de facturas de estas características las empresas deben realizar tres cosas:

  1. Certificado electrónico para realizar facturas de este tipo. Adaptación a la Pequeña y Mediana Empresa (PYME).
  2. Aplicación del sistema informático que permita la creación y firma de dichas facturas
  3. Aprobación por parte de los clientes de la empresa

Con la facturación electrónica, la cual puede implementarla con la solución de gestión documental propuesta por Sercopi, cumplirá con la legislación vigente, firmando digitalmente la factura y encriptándola para que no pueda ser modificada, además podrá enviarla a varios destinos, añadir publicidad, enlaces directos a su web o redes sociales. En Sercopi somos especialistas en soluciones y herramientas para gestionar toda la documentación de su empresa.


¿En qué consiste?

 

Este software resuelve la incompatibilidad entre la gran variedad de documentos impresos y archivos electrónicos que se usan. Permite convertir los documentos en papel a documentos electrónicos en gran variedad de formatos editables.
Debido a sus potentes capacidades de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), los usuarios pueden convertir y combinar más de 150 formatos de archivo desde su escritorio.
Diariamente, las empresas reciben gran cantidad de documentos que no pueden editarse o que son incompatibles en una gran variedad de formatos. Como consecuencia, tienen que volver a crear o escribir datos manualmente a menudo, lo que se traduce en pérdidas de tiempo y frustración.
Document Manager NX de Ricoh permite a los usuarios capturar distintos archivos y convertirlos a cualquier formato que precisen, así como compartirlos con solo arrastrar y soltar desde el escritorio. Así se podrán procesar y convertir los documentos en archivos de una manera más rápida y sencilla cuando, donde y como lo necesiten. Permite crear archivos con capacidades de edición y búsqueda a partir de documentos escaneados, ahorrando tiempo y facilitando labores de archivado.

Ventajas y Características:

 

  • Ahorro de tiempo con el escaneo avanzado, que incluye la tecnología OCR, comprobación de errores y reconocimiento de formularios.
  • Interfaz intuitiva y fácil de usar.
  • Anotaciones en documentos como notas adhesivas y subrayado.
  • Creación de documentos PDF con opción de búsqueda para el archivado digital.
  • Aumento de la seguridad y cumplimiento con los estándares mediante la fusión de documentos en PDF-A y PDF protegidos por contraseña, además de numeración de páginas y redacción para suprimir de forma permanente la información confidencial.

 

Consulte con Sercopi levante, distribuidor oficial de Ricoh,  para más información.