Crecer en eficacia y en productividad en un negocio equivale a simplificar y agilizar todo lo posible aquellas tareas que nos ocupan más tiempo y son menos rentables. Es por esto que la gestión documental es nuestra gran aliada para reducir costes y optimizar los procesos empresariales del día a día.
¿En qué consiste la gestión documental de archivos?
Para gestionar la información que genera cada día una empresa se precisa de un sistema ágil, puesto que esta información constituye la piedra angular del éxito de un negocio. Los documentos se crean, se almacenan y, sobre todo, se buscan una y otra vez. Estas tareas suelen consumir una gran cantidad de tiempo y, además, ocupan mucho espacio. Por ello es importante conocer cómo la gestión documental nos puede ayudar con el archivo de documentos y optimizarlo.
Las conocidas siglas DMS que habremos visto en más de una ocasión son el componente principal de la denominada Gestión de Contenido Empresarial o ECM, por sus siglas en inglés.
Con un DMS eficaz puedes disfrutar de las siguientes ventajas:
- Mejorar en los servicios que ofreces a tus clientes y socios.
- Ahorrar tiempo en las tareas de planificación y organización administrativa.
- Reducir costes.
¿Cómo es un sistema de gestión documental?
Por ejemplo, en un ecommerce, el volumen de negocio que se genera es muy elevado. Desde la propia recepción del pedido y las posibles dudas que consulte el usuario hasta la realización del pedido y la recepción de la factura; hay un proceso empresarial que implica la creación de diversos documentos de valor para la gestión de la empresa. Cuando hablamos de un ecommerce, estos documentos se generan tanto en formato papel como en formato electrónico, lo que añade un plus de complejidad.
Por su parte, la correspondencia del correo electrónico con el cliente se almacena en un espacio en el servidor, su pedido en una carpeta y el archivo de su factura en el programa de gestión. Cuando un cliente llama a atención al cliente, necesitamos tener a mano todos estos documentos en una misma ubicación para poder acceder a ellos rápida y eficazmente y, de esta forma, atender satisfactoriamente la consulta.
Gracias a un sistema de gestión documental la empresa puede responder con la rapidez requerida y tomar mejores decisiones en la resolución de conflictos.
El sistema de gestión documental DMS gestiona todos los documentos que se acumulan diariamente en la empresa digitalmente, de manera que todos los usuarios, en su departamento correspondiente, puedan acceder a ellos mediante la búsqueda de palabras clave. De este modo, el usuario puede obtener una vista general de todo el proceso en cuestión de segundos y ser más eficaz en su servicio.
La gestión de documentos en las organizaciones
En Sercopi Levante ofrecemos la solución de software en gestión documental denominada Suite Documental DF Server.
DF Server es un sistema diseñado para que la empresa pueda abandonar definitivamente los documentos físicos en papel y disponer de una optimización de los procesos empresariales eficaz. Conoce los distintos módulos que incorpora este sistema de gestión documental y adapta todos los procesos digitales a las necesidades de tu negocio.