Desde la aprobación de la obligatoriedad de la factura electrónica en enero de 2015 no hemos dejado de hacernos preguntas en torno a sus requisitos y características. Por ello no deja de ser importante tener claros cuáles esos requisitos para que la factura electrónica que emitimos a nuestros clientes cumpla al 100% con la normativa actual.
Pese a que quienes verdaderamente están obligados a emitir siempre sus facturas electrónicamente son aquellas empresas o entidades que trabajan para la administración pública y su cuantía es superior a los 5.000€, la tendencia que se está consolidando en 2019 es que lo hagan también las empresas privadas.
¿Qué debemos saber al respecto como contribuyente para hacerlo correctamente?
Para empezar, hay que dejar claro que la diferencia fundamental que podemos encontrar entre la factura electrónica y la que está en formato papel es, precisamente, el formato, puesto que para que sea legal esta primera debe reflejar que es un mero reemplazamiento de la segunda para que pueda realizarse todo por Internet. Para ello debe conservar la misma validez legal y los mismos efectos tributarios. Es decir, debe ser una fiel copia de la factura tradicional, garantizando la autenticidad de su origen así como la integridad de su contenido. ¿Cómo debe procederse para esta emisión telemática? Te lo explicamos a continuación.
Requisitos de la factura electrónica: Claves para cumplir con la ley
Todas las facturas electrónicas deben seguir el mismo formato, el formato Facturae, también conocido como AEAT-CCI, el cual facilita el Ministerio de Industria, Energía y Turismo en su página oficial mediante un programa gratuito que pone a disposición de las PYMES y autónomos. Este programa, realizado con software abierto, además de cumplir con los requisitos legales, permite poner solución a los múltiples problemas administrativos y de coste que suponía el formato papel a miles de contribuyentes para hacer efectivo el cobro de sus bienes y servicios.
A efectos de la ley, lo que debemos tener en cuenta sobre las facturas electrónicas es lo siguiente:
- Deben estar escritas en el lenguaje informático del formato Facturae 3.2 o 3.2.1
- Deben incluir la firma electrónica mediante un certificado digital legalizado
- Adjuntar los documentos en PDF (para tenerlo mucho más fácil)
Para conseguir este certificado digital legalizado, Hacienda especifica que es muy probable que cuentes con él mediante el DNI electrónico o, en el caso de que pertenezcas a una de las organizaciones obligadas a emitir facturas electrónicas por ley, es probable que lo hayas recibido anteriormente con motivo de notificaciones o comunicaciones administrativas por este medio.
Por otra parte, para el envío de la factura electrónica al portal FACe, que es donde se deben enviar para que se haga efectiva su recepción a las administraciones públicas, se puede hacer de la siguiente manera:
- Mediante la ventanilla electrónica que ofrece FACe a través del punto de entrada general de facturas electrónicas.
- Mediante el servicio de un tercero en nombre del proveedor
- Con el programa informático gratuito que ofrece Energía y Turismo y que conecta automáticamente con FACe, que es el caso más recomendable para autónomos, pequeñas o medianas empresas.
Por último, recuerda conservar una copia o matriz firmada digitalmente para su almacenamiento posterior, ya que es otro importante requisito de la factura electrónica.