Una buena gestión del tiempo siempre viene acompañada de enormes beneficios en nuestro trabajo. En todos los casos equivale al incremento de la productividad y, por tanto, de la rentabilidad que obtenemos en la propia empresa. Sin embargo, en muchas ocasiones esa meta es difícil de alcanzar, lo cual genera frustración al no poder lograr nuestros objetivos. ¿Cómo nos puede ayudar la gestión documental en estos casos?
La sensación de no tener tiempo y no llegar a lo que queremos es bien conocida en el mundo empresarial, especialmente en el ámbito privado y en grandes organizaciones. “Es que no llegamos”, habremos oído en demasiadas ocasiones los que siempre andamos sobrecargados de tareas. Para ponerle freno, el mejor remedio es saber identificar eso que más tiempo nos puede robar, como aquello que ocupa el ámbito documental y administrativo.
En este sentido, debemos pensar en la gestión documental para optar por una mejor planificación y organización de tareas.
Cómo la gestión documental mejora la gestión del tiempo en el trabajo
En primer lugar, ¿qué es la gestión documental? La gestión documental es el conjunto de técnicas y herramientas que consiste en la captura, almacenamiento, distribución y posterior recuperación de documentos. Normalmente esto es algo que todas las empresas realizan en formato papel y electrónicamente de manera aleatoria, día tras día. No obstante, podemos agilizar mucho más todo este proceso si lo hacemos a través de un sistema de software de última generación que digitalice todos los documentos que implican al proceso de negocio de forma automatizada, renombrando dichos documentos de manera automática por los índices que queramos. Por ejemplo, de una factura podríamos sacar de manera automática el número de factura, el proveedor, el importe bruto, el IVA y el total a pagar. Además, puedes poner un sello virtual de contabilizado etc. Estos datos posteriormente los podemos utilizar para que enlacen con nuestro RP de contabilidad.
Ventajas del uso de un sistema de gestión documental
Al hablar de un sistema de gestión documental (conocido por sus siglas DMS), hablamos de un sistema de automatización que, además de almacenar documentos en formato digital, etiqueta, aprueba o completa tareas con el empleo de la versión digital de los archivos que afectan a la gestión de toda una organización.
De esta forma, podemos olvidarnos del excesivo almacenamiento de papeles y de la tediosa clasificación manual de archivos transfiriendo todos los documentos a la vía digital, sin que ello suponga un auténtico quebradero de cabeza.
Uno de los sistemas de software que incorporamos en Sercopi es la Suite Documental DF-Server, una solución modular y flexible que se integra en su totalidad con MS Office para visualizar y editar cómodamente toda la documentación.
Teniendo todo esto en mente, podemos enumerar los siguientes beneficios que obtenemos del empleo de los sistemas de gestión documental en nuestras oficinas:
- Todos los empleados de la organización acceden a la información necesaria mediante claves de acceso cumpliendo con la normativa en materia de protección de datos.
- Se logra un eficiente control global del flujo de documentos y archivos digitales de diferentes formatos.
- Se pueden generar flujos de documentos para su aprobación por distintos departamentos.
- Control de las diferentes versiones de un mismo documento y registro de auditorías.
- Reducción al máximo de errores gracias a la posibilidad de la edición simultánea de documentos electrónicos.
- Reducción de costes y tiempo al automatizar y agilizar los procesos de trabajo.
Mejora la productividad y la gestión del tiempo de tu empresa con las mejores soluciones del mercado en gestión documental.