Las aplicaciones OCR (Optical Character Recognition) son conocidas en español por las siglas ROC, que significa Reconocimiento Óptico de Caracteres. El sistema software en el que se basa emplea una tecnología de lectura y procesamiento destinada a la digitalización de los textos. Un sistema muy eficiente para almacenar datos, a partir de una imagen, unos símbolos o unos caracteres, en forma de texto y, de esta forma, poder emplear estos datos en un procesador, como el Word o el Excel. Existen diversas aplicaciones que emplean este sistema y que pueden ser de gran interés para evitar el papel y llevar a cabo una gestión documental más eficiente.
Con las aplicaciones OCR podemos escanear en gran calidad una factura, una tarjeta de visita, un extracto bancario, un contrato en PDF o cualquier otra documentación cuyo contenido no es editable y necesitamos digitalizar sin esfuerzo. Incluso pueden llegar a convertir en texto electrónico un manuscrito.
A pesar de que existen algunas aplicaciones OCR gratuitas, lo cierto es que su resultado, o bien, no es lo suficientemente preciso, o bien sus funcionalidades están muy limitadas. También es probable que con la versión gratuita de estas herramientas la conversión genere errores de reconocimiento, que se introduzca ruido en la imagen procesada y, por tanto, haya una importante pérdida de calidad, etc.
Si necesitas de algo más avanzado, una herramienta software de digitalización y captura de alta precisión que podemos poner como ejemplo es Document Manager NX, diseñada tanto para usuarios profesionales como particulares. Con esta herramienta de Reconocimiento Óptico de Caracteres podrás disponer de diversas funcionalidades a partir de la digitalización y conversión de documentos de papel a distintos formatos electrónicos, los cuales podrán ser editables. Por ejemplo, permite guardar los documentos en formato PDF/A, de manera que puedas eliminar selectivamente el texto confidencial, aplicar contraseñas, insertar numeración en las páginas, etc.
5 beneficios de las aplicaciones OCR
Cuando queremos copiar el texto de una imagen e importarlo en un procesador, lo primero que nos viene a la cabeza es transcribirlo en el ordenador. Sin embargo, la tarea de transcribir un documento en el que no tenemos acceso a sus datos, ya sea en papel o en formato digital, puede ser muy tediosa.
Gracias al crecimiento y actualización de las aplicaciones de reconocimiento digital podremos tener digitalizados todos los documentos que queramos en formato texto en un alto grado de precisión, para trabajar con todos ellos como si fueran texto plano.
Así, las aplicaciones OCR nos ofrecen los siguientes beneficios:
- Analizar, clasificar y extraer información de cualquier documento. Esto permite que, por ejemplo, en el mundo de la logística, se puedan captar documentos mediante un dispositivo móvil en cualquier punto de la cadena de transporte.
- Controlar el formato en el que un documento se almacena digitalmente en el ordenador, eligiendo entre extensiones como .PDF, .RTF o .DOCX.
- Aumentar la productividad de las tareas empresariales. A cambio, los trabajadores podrán destinar su tiempo a otras actividades de mayor prioridad.
- Mejora de la gestión administrativa, ya que las aplicaciones OCR permiten extraer y enviar datos del documento de manera totalmente automatizada.
- Como consecuencia, menor coste operacional.
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