En todas las oficinas suele haber un caos organizativo en lo que respecta al archivo de documentos. Documentos que no sabemos cómo almacenar, papeles que aún están pendientes de tramitar a falta de tomar alguna decisión, recepción de documentos que nos envían otras empresas… ¿Cómo lograr un mejor control del archivo de documentos?
Cuando se trata de una organización un tanto compleja podemos encontrarnos con diferentes departamentos, unidades administrativas, órganos, así como con las distintas entidades que colaboran en un mismo proceso de negocio. Todas ellas generan un notable volumen de información cada día que debemos tener controlado mediante una óptima gestión. Para ello se necesita contar con últimas soluciones de software que mejor puedan archivar los documentos y proceder a una digitalización automatizada. De esta forma, no solo ahorramos en un sentido de rentabilidad, sino que también agilizamos el trámite administrativo, pudiendo acceder a esos documentos de una forma mucho más rápida e intuitiva.
El archivo de documentos: Su ciclo de vida
Los documentos pasan por diferentes etapas desde que son creados para la gestión administrativa, lo cual condiciona su propia ubicación.
En la etapa inicial, que es cuando los archivos son más tramitados para la resolución de asuntos diarios.
En una segunda fase, el documento ya ha perdido parte de importancia porque el asunto que llevó a crearlo ya ha concluido, de manera que su consulta disminuye. No obstante, debemos seguir conservando ese documento, cuyo valor administrativo está vigente, ya que cualquier actuación posterior podría devolverlo a su fase activa.
En cuanto a su etapa final, el valor administrativo de los documentos prescribe, pero mantienen valores históricos o testimoniales que hace que siga siendo relevante mantenerlos.
¿Cómo se organizan los archivos de oficina?
Archivar significa almacenar o preservar la información. Para incrementar la duración de los documentos las oficinas diariamente convierten los documentos en formato papel a archivos digitales. Sin embargo, de esta manera también se genera una inmensa cantidad de información en los ordenadores. Para liberar espacio en los dispositivos y acceder a una gestión mucho más inmmediata, debemos seguir algunas pautas.
- Compra un software de Gestión Documental, de esta forma tendrás acceso a todas las herramientas necesarias para abandonar los documentos físicos en papel y hacer una transición automatizada hacia los documentos digitales. De este modo podrás gestionar todos los procesos digitales de una forma mucho más cómoda y eficaz: gestión de expedientes, alertas, firma electrónica, digitalización certificada, facturas electrónicas, etc.
- Codifica tu sistema para el archivo de documentos. Es probable que necesites de un proceso estandarizado para que todas las personas que archiven sus documentos lo sigan.
- Separa tus documentos en proyectos o subconjuntos de proyectos para agilizar el acceso a grandes cantidades de datos.
- Utiliza un fichero diferente para proyectos en proceso y otro para proyectos terminados.
- ¿Quieres organizar mejor tus procesos empresariales? Emplea un sistema semanal para archivar documentos y coloca los documentos que necesites organizar para cada día.
¿Quieres conocer más soluciones para archivar documentos? Accede a todas las opciones que disponemos en Sercopi.