Desde que en abril de 2016 se aprobara el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE, los Estados miembros se han estado preparando para adoptar la nueva normativa. El propósito del RGPD es reforzar la protección de datos de los ciudadanos europeos y, en caso de incumplimiento de las normas, se prevén fuertes sanciones económicas.
La mayoría de compañías son susceptibles a esta normativa, ya que afecta a todo tipo de empresas que manipulen datos de carácter personal. Con la aprobación del RDPD se pretende tener un control muy exhaustivo de toda la información para que pueda ser protegida e identificada en determinados momentos en los que sea necesario. Hasta ahora, la mayoría de negocios no eran conscientes del gran volumen de datos importantes que manejaban y por lo tanto, tampoco procedían a su correcto almacenamiento.
La otra gran novedad es la obligación de las empresas a dar la opción de que las personas puedan ejercer el derecho para eliminar su información personal de las bases de datos en el momento que deseen. Por ello, están obligabas a poner a disposición de estas el procedimiento para hacerlo.
Transcurrido el periodo transitorio, que finaliza en mayo de 2018, las empresas que incumplan el Reglamento podrán sufrir multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de su volumen de negocio anual total.
Por un lado, determinados documentos personales tienen que archivarse con garantía de integridad y protegerse para evitar modificaciones y supresiones accidentales. Por otro lado, los interesados pueden ejercer su derecho de supresión. Es imprescindible para las compañías poder cumplir con ambos requisitos.
Soluciones de gestión documental
Las soluciones de gestión documental ofrecen a las empresas la oportunidad de gestionar automáticamente los plazos de conservación y supresión de los contratos. Además, permite bloquear la supresión de un documento por un periodo de tiempo ilimitado. En caso de que se desconozca el plazo de conservación, estas soluciones protegen los datos de carácter sensible.
La gestión documental ayuda a las empresas a poner a disposición de clientes, empleados y socios sus datos y documentos personales de carácter sensible en un formato estructurado e informatizado. De este modo, las empresas podrán facilitar la información y tener un registro de quién y cuando accedió a cualquier documento
Nuestro departamento comercial le puede realizar una auditoría sin compromiso alguno y le puede ayudar a que su empresa esté al día y conforme a la nueva regulación de los datos personales. Puede ampliar información en el 963107081.