Una gestión eficiente de la emisión de facturas para los clientes o de la recepción de las mismas es de gran importancia para agilizar todos los trámites pertinentes. Ahora, con un sistema de facturación electrónica, los cobros a clientes o el control fiscal resultan mucho más fáciles de manejar.
En las empresas que cuentan con avanzados sistemas de facturación la emisión de facturas suele ser rápida y sencilla, pudiendo reducir los errores y aumentar la productividad de todos los empleados.
Desde el año 2015 las empresas españolas están obligadas a presentar sus facturas a la Administración mediante el sistema Facturae, el portal web donde se envían las facturas y donde se establece cómo ha de ser el formato. Por tanto, todas deben estar digitalizadas. Además, entre sus requisitos, debes saber que hay que incorporar la firma electrónica, lo que hace que los documentos adjuntos cumplan con todas las normas de autenticación y validez jurídica.
Sin embargo, antes que nada, lo más importante es aclarar cuáles son los recursos con los que podemos contar para facilitar tanto la emisión como la recepción de facturas.
Cómo debe ser el sistema de facturación de tu empresa
Generar relaciones sólidas con tus clientes repercute directamente en el éxito de la empresa.
Para ello hay muchas estrategias. Una de ellas es contar con un sistema de facturación que simplifique las tareas de gestión y control. Esta agilidad es uno de los puntos clave de la comunicación, que contribuye a reforzar lazos y, por tanto, mejorar las relaciones de la empresa con clientes y también con proveedores.
Por un lado, la automatización de facturas electrónicas se debe apoyar en una herramienta de CRM o en un software de facturación para la emisión de estos documentos. Actualmente dispones de diferentes softwares de facturación que te explican cómo hacer una factura.
Un sistema de facturación eficaz permite seguir eficazmente con todas las fases de la gestión para garantizar la máxima fluidez y control:
- Recepción de pedidos
- Emisión de facturas
- Gestión del cobro
- Registro del cobro de las facturas y contabilización
- Archivo de la documentación
Por otro lado, en otras ocasiones lo que necesitamos es un software de digitalización certificada de facturas recibidas. A veces lo que ocurre es que tenemos todas las facturas en papel y las queremos digitalizar. En este caso, es obligatorio cumplir con los requisitos normativos que exige la Agencia Tributaria.
Respecto a esos requisitos hay que hacer alusión a lo que dicta la Resolución de la Agencia Tributaria sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización certificada de facturas, que está contemplado en el artículo 7 de la Orden EHA 962/2007. Esta orden es la que determina cómo deben desarrollarse determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.
De esta forma, puedes acceder a todas tus facturas de manera inmediata para su envío o para futuras auditorías.
Si quieres mejorar la relación con tus clientes y proveedores, consulta en Sercopi Levante las opciones que tienes a tu disposición para agilizar la facturación electrónica.