La gestión documental consiste principalmente en controlar los documentos que entran y salen en la empresa, pero no sólo es esto sino la gestión de los documentos en la empresa. Organizar, gestionar y almacenar archivos digitales.
Es necesario que toda empresa disponga o mejore la gestión de los documentos, ya que con ello se mejoran los procesos y la productividad tanto de los empleados, como de la empresa.
Beneficios:
– Ahorro de tiempo
Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. toda la documentación es más fácil de encontrar y recuperar, agilizando las tareas dentro de la organización y de respuestas a los clientes. Además al ser ya un documento electrónico también se gana tiempo evitando todo el proceso de archivado de los documentos físicos.
– Reducción de costes
En general se reducen los espacios donde preservar la documentación, ya que no está en papel, con los diferentes ahorros que esto también lleva asociados (archivar, imprimir, fotocopiar, buscar,…)
– Aumento de la productividad
Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes. Acceso rápido y seguro a la información de la empresa reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta.
– Incremento y mejora la relación y la imagen con los clientes, ya que con estas soluciones se puede automatizar y garantizar la entrega de la información a los clientes. Además de poder proporcionársela en el formato, momento y lugar que ellos deseen.